La gestion du temps est l’une des principales fonctions managériales. Le planning d’un manager se doit de respecter les délais impartis d’un projet coûte que coûte. Pour organiser l’équipe et le déroulement des tâches, un bon nombre de chefs de projets ont recours au rétroplanning. 

Largement utilisée dans le monde professionnel, cette méthode est comparée à une solution miracle qui pourrait vous sortir des situations les plus corsées. Difficile à appliquer pour certains, elle n’en est pas moins une valeur sûre en termes d’efficacité et de productivité.

Dans l’article du jour, je vous parle de cette technique de planification en plus de détails. Dans un premier temps, nous allons découvrir les principes du rétroplanning et ses avantages, puis apprendre à l’appliquer ensemble. Par la suite, je vais vous apprendre à détecter les imperfections et à surpasser les problèmes de planification que tout organisateur d’événement redoute. 

Au terme de cet article, vous serez capable de pleinement exploiter cet outil de gestion de projet, et de respecter les deadlines les plus serrées. Je vous joins également un exemplaire de rétroplanning qui vous sera fort utile lors de vos futurs projets. 

Qu’est-ce que le rétroplanning ? 

Le rétroplanning consiste en la mise en place d’un calendrier à partir de la date d’échéance d’un projet. Cet outil managérial est particulièrement adapté aux projets et aux événements qui possèdent une deadline (ou délai de réalisation) qui ne peut être repoussée. J’ai moi-même dû l’utiliser pour organiser des événements types « Foire aux vins » ou « Salon professionnel ».

En effet, quand vous n’êtes pas en position de négocier quelques jours supplémentaires, tout doit impérativement être prêt avant le jour J. Dans ces situations, la construction de votre planning d’exécution se base plus sur la date finale de remise, plutôt que sur la date de début de réalisation. Cette dernière sera au contraire déduite après avoir estimé la durée de chaque tâche et les avoir projetées sur votre échéancier, toujours en tenant compte des délais imposés. 

Ceci est la principale différence avec la conception usuelle. En quelque sorte, cette planification inversée permet de dresser une liste des tâches, les répartir et établir un budget qui concorde avec les contraintes de temps du projet. 

Le mécanisme de réalisation d’un rétroplanning sera le même qu’un planning ordinaire, en se fixant des paliers et des objectifs partiels, sauf que cette fois-ci, le montage se fait à reculons. L’objectif final est de tout terminer à temps, à tout prix…

Malgré ces quelques différences, le résultat est visualisé de la même manière sur un diagramme de Gantt, comme nous allons le voir plus bas. En le schématisant, vous allez commencer par la date finale et rebrousser chemin. Une fois que vous aurez fini, les étapes visualisées auront tout l’air d’un planning ordinaire. 

Le rétroplanning est donc un outil de suivi qui adapte vos activités à l’espace de temps dont vous disposez. Le respect de chaque étape est crucial pour finir avant l’expiration du délai.

Les avantages du rétroplanning

Le facteur temps applique une pression considérable sur le chef de projet. Il arrive que les équipes les plus expérimentées succombent sous cette contrainte, car elle compromet le rendement et la qualité du travail. 

S’organiser avec un rétroplanning a beaucoup d’avantages pour dépasser les limites qui vous sont imposées. Il permet de répondre aux questions suivantes : 

• Les délais sont-ils raisonnables ? Est-ce envisageable de finir dans le temps imparti ? Quand la date d’échéance n’est pas judicieuse, ou que le travail nécessaire est exagéré par rapport à la fenêtre dont vous disposez, cela se traduit sur le rétroplanning. 
• Quand faut-il commencer pour finir à temps ? Même si vous disposez d’assez de temps, vous devez déterminer une date butoir au-delà de laquelle vous risquez de cumuler du retard. 
• Comment organiser les tâches pour finir à temps ? En répartissant le temps du dernier objectif au premier objectif, vous pourrez mieux estimer la durée qu’il faut accorder à chaque mission. 
• Avez-vous le nécessaire pour finir à temps ? Parfois, élargir son équipe ou dédier plus de moyens financiers au projet contrebalance le manque de temps. L’idéal serait de commencer par cela pour avoir une estimation précise du budget, et donc éviter de le dépasser ultérieurement.

Inversement à l’idée reçue, l’objectif d’un rétroplanning n’est pas de consacrer le minimum de temps au projet. L’idée n’est pas de bâcler les tâches, bien au contraire : c’est de les remplir du mieux possible en dépit d’une deadline limite. En utilisant cette méthode ingénieuse, votre efficacité sera optimisée pour un meilleur respect des délais. 

Quelles sont les étapes du rétroplanning ?

Comme tout planning, la réalisation d’un rétroplanning nécessite beaucoup de concentration et de rigueur. Pour réussir du premier coup, je vous conseille vivement d’être méthodique, la grande qualité des managers accomplis. 

Afin de ne rien oublier, voici un récapitulatif des étapes à suivre. Ainsi, tout se déroulera dans les meilleures conditions.

Étape 1 : Structurer votre projet

La base de la planification d’un projet est de décomposer son contenu en plusieurs tâches. De votre objectif principal découlent plusieurs objectifs secondaires. Chacun d’entre eux sera subdivisé en tâches et en sous-tâches complémentaires, etc.

Vous l’aurez compris, il faut être exhaustif ! C’est en allant dans les détails de votre projet que vous pourrez dresser une liste de tâches complète. Plus vous l’affinez, plus vous vous rapprochez du schéma de réalisation concret du projet.  

Après avoir bien décortiqué votre projet, vous devez choisir « Qui » va faire « Quoi ». Fixez un responsable par activité, puis attribuez avec lui une tâche par collaborateur. Par la même occasion, concertez-vous avec les concernés pour avoir d’emblée une idée précise des ressources nécessaires. 

Sur papier, par contre, il faut être concis. Résumez chaque tâche par une phrase à l’infinitif et précisez lequel de vos collègues s’en charge. Par exemple, préférez « Contacter sponsor/Chargé de communication » au lieu de « Demander au chargé de communication de contacter le sponsor ». Pour faire bref, vous pouvez utiliser des abréviations ou des codes.

À ce stade, créer un organigramme s’avère très pratique. La structure générale des éléments entre les yeux, cela évitera les oublis et facilitera la planification par la suite.

Étape 2 : Suivre un ordre chronologique

Sans doute l’étape qui nécessite le plus de réflexion et de jugement. Deux notions sont à connaître : 

• Les tâches séquentielles : il faut achever l’une pour que la seconde puisse commencer. À titre d’exemple, vous ne pouvez pas réserver le lieu de l’événement ou commander la restauration avant de dresser la liste des invités. Ce cas de figure est évident, mais il existe plus d’une subtilité qui pourraient vous jouer des tours. 
• Les tâches indépendantes : quand le déroulement d’une mission ne repose sur aucune autre, vous pouvez donner le feu vert à l’équipe aussi tôt que possible. En rétroplanning, il faut savoir gagner du temps avec ce type de tâches. 

Tenir compte de ces deux éléments dans la répartition chronologique des tâches est l’un des secrets du rétroplanning. Si les premières doivent obligatoirement suivre un certain ordre, les seconds pourront être superposés à n’importe quel moment. Il est du ressort du manager de synchroniser l’ensemble en un programme cohérent et efficace. 

À ce stade, un outil visuel plus approprié que l’organigramme pourrait vous venir en aide : le diagramme PERT. Ce schéma représenté sous forme de réseau attire l’attention sur l’interconnexion et l’interdépendance des tâches. La postériorité ou l’antériorité de certaines d’entre elles est donc mise en évidence. Rien de tel pour faire le tri dans une longue liste de tâches et trouver le fil de ses idées. 

Étape 3 : Établir votre rétroplanning

En respectant l’ordre précédemment fixé, nous pouvons commencer à travailler sur votre rétroplanning. Notre point de départ sera la deadline, et nous allons remonter le calendrier pour trouver la date de début du projet. Pour cela, il faut placer la dernière tâche, puis celle qui la précède, et ainsi de suite. 

Vous devrez estimer approximativement la durée de chacune d’entre elles : la bête noire des managers peu expérimentés. Commencez par les tâches les plus importantes auxquelles vous devrez consacrer la plus grosse part du temps. Intéressez-vous secondairement aux objectifs partiels. 

La durée de chaque mission doit être estimée en jours, semaines ou mois. Si c’est une tâche secondaire qui peut être remplie rapidement, on peut même parler en heures de travail. 

Au fur et à mesure, vous apprendrez à maîtriser cet exercice, et vos appréciations seront plus précises. En attendant, n’hésitez pas à demander conseil ou à solliciter vos collaborateurs. L’essentiel est de rester réaliste et cohérent dans vos approximations. Ne sous-estimez jamais le travail ou le temps que requiert une mission.

Par faute de temps, il n’est pas rare que votre premier essai piétine les premières missions. Une réévaluation est donc nécessaire pour équilibrer le temps attribué à chaque objectif.

D’un autre côté, un chef de projet sous délai de réalisation fixe doit passer maître en l’anticipation des imprévus. À tout moment, un facteur que vous n’auriez jamais pu prendre en considération peut bouleverser le planning idéal qui coïncide parfaitement avec les temps impartis. C’est pour cette raison que prendre une marge est indispensable pour amortir le choc d’un événement non planifié. 

Le conseil des spécialistes pour gagner en efficacité est de fixer les dates par rapport à la deadline. Raisonner en [J – X] a prouvé son efficacité lors de l’organisation des projets. 

Étape 4 : Le Diagramme de Gantt

Le Diagramme de Gantt est la représentation visuelle de votre rétroplanning. Il englobe tous les paramètres que nous avons vus précédemment. C’est sur ce modèle que vous allez travailler par la suite. Cet outil capital en gestion de projet est très populaire auprès des managers et des organisateurs d’événements. 

Au lieu d’organiser votre équipe avec des notes prises par-ci par-là, vous pourrez voir simultanément les tâches, leurs responsables, leurs états d’avancement et leur durée dans le temps. C’est le meilleur moyen de repérer le début et la fin des tâches, et de voir comment elles s’enchaînent ou se croisent entre elles. Le résultat est facile à comprendre, et sert de moyen de communication au sein de l’équipe et de gestion interdisciplinaire.

Comment créer un diagramme de Gantt ? 

Ce tableau graphique se divise en 4 colonnes : 

1. Colonne 1 : elle se trouve le plus à gauche, et contient les tâches qui composent votre mission principale. Il est possible de les regrouper en catégories dans une autre colonne adjacente (ex. décoration, communication, équipe technique, etc.). Mettez-en une par ligne en les classant et numérotant par ordre de priorité. 
2. Colonne 2 : où vous allez inscrire le délégué de chaque mission qui se chargera lui-même de gérer ou d’effectuer les tâches correspondantes. 
3. Colonne 3 : ici, vous pourrez suivre le statut de la mission : en cours, terminée ou en retard. En un coup d’œil, vous arriverez à vérifier si vous êtes dans les temps, ou si vous pouvez vous permettre de dépasser la limite de la mission. En cas de dépassements intolérables, vous pourrez prendre les mesures nécessaires avant que cela ne soit trop tard.
4. Colonne 4 : la plus large et la plus à droite. Il s’agit d’un graphe ayant pour abscisse la durée de chaque élément et en ordonnée la mission en cours.

Évidemment, il est possible d’ajouter autant de colonnes que vous le souhaitez. Le diagramme de Gantt est donc un outil malléable qui s’adapte à vos besoins.

Logiciels de gestion de projet en rétroplanning

Prendre note et tracer votre diagramme de Gantt sur votre carnet est tout à fait faisable, mais il est bien plus commode et pratique d’utiliser des outils informatiques à cet effet. Ils représentent le gold standard en management moderne.

D’une part, cela permet d’ajuster et de perfectionner votre modèle à l’infini. D’autre part, vous pourrez partager les fichiers plus aisément avec vos collègues, voire même les mettre à jour en temps réel. La saisie des tâches, l’attribution des rôles et la délimitation des durées sont plus intuitives et reproductibles. 

Plusieurs logiciels possèdent les fonctionnalités nécessaires en rétroplanning notamment : 

• Tom’s Planner : un logiciel élémentaire spécialement dédié à cet effet. De prise en main aisée, vous pourrez créer des diagrammes sur tous vos appareils (ordinateur, tablette, etc.). 
• Microsoft Excel : l’indispensable pour tout manager. Vous pourrez personnaliser votre rétroplanning autant que vous le voudrez et avoir accès aux données qui s’y trouvent en un clin d’œil. 
• Google Sheets : l’idéal pour travailler en équipe. Vous pourrez autoriser aux membres d’apporter des modifications ou d’épingler des commentaires. Les nouveautés s’affichent instantanément à l’ensemble des personnes ayant accès au document, et vous pouvez même recevoir des notifications. Néanmoins, l’ensemble des participants doit avoir un compte Google et être connecté en permanence pour pouvoir utiliser Sheets.

Il faut savoir que les deux derniers enregistrent les fichiers sous format (.xls). Par conséquent, l’importation des données peut se faire vers d’autres logiciels, particulièrement si vous y notez le budget de chaque mission. 

Êtes-vous en course contre la montre ? Vous n’avez pas le temps de créer votre propre diagramme de Gantt ? Ne vous en faites pas, je vous viens en aide. Voici un modèle standard inspiré des travaux de l’Université du Danemark du Sud, des experts en la matière. Il est prêt à être utilisé ! 

Choses à Faire/Ne pas faire en Rétroplanning 

Est-ce la première fois que vous avez recours au rétroplanning ? Avez-vous vécu ou vous a-t-on rapporté une mauvaise expérience avec cet outil managementt? Ces incidents se font nombreux, et sont liés à une mauvaise maîtrise de cette technique.

Pourtant, il suffit d’être correctement orienté pour savoir ce qu’il faut faire et ce qu’il faut éviter. De ma propre expérience, j’ai déduit un certain nombre de règles qui garantissent la réussite de vos projets. Je les partage avec vous pour que vous ne fassiez pas les erreurs dont nous n’avons pas été prévenus. 

À faire : comment réussir son rétroplanning ? 

Trois principaux critères témoignent d’un bon rétroplanning et promettent d’en récolter les fruits sur le terrain : 

1. D’abord, votre vision doit analyser le projet sur plan général puis en spécifier les aspects particuliers. Une appréciation globale première est primordiale pour coordonner les tâches. Néanmoins, il faut s’attarder sur les détails pour ne pas affecter la qualité du travail fourni. 
2. Ensuite, comme il est mentionné plus haut, vous devez apprécier avec précision la durée consacrée à chaque mission. Si vous manquez d’expérience, il est possible de solliciter un mentor ou un supérieur hiérarchique qui vous corrigeront avec plaisir. 
3. En dernier lieu, prévoyance et prudence demeurent les mots d’ordre pour un rétroplanning digne de ce nom. Attendez-vous à tout moment à recevoir un coup de fil qui peut chambouler votre programme et mettre à l’épreuve votre leadership situationnel. C’est en surmontant ces imprévus que vous allez gagner le titre de leader par excellence. 

À ne pas faire : ce qui peut ruiner votre rétroplanning !

En parallèle, pour mener votre rétroplanning à bien, il ne faut pas commettre ces erreurs courantes : 

1. Sortez de votre bulle ! Ne soyez pas trop optimiste ! Dès que vous allez vous mettre au travail, vous allez réaliser que ce ne sera pas faisable. Un programme idéal qui ne peut pas être appliqué en pratique n’en est pas un. Cela ne fera qu’épuiser votre équipe et vos ressources. Il faut être raisonnable, et opposer la théorie et la pratique. Vous risquez d’être très déçu et de fortement dépasser votre deadline autrement.
2. Ne vous entêtez pas à garder un planning rien que pour respecter les délais imposés ! De meilleures solutions existent pour remettre un travail qualitatif, il suffit de les chercher.
3. Dans votre hâte, n’oubliez surtout pas de programmer des tâches. Cette bêtise de débutants peut vous coûter cher. Émettre une liste exhaustive dès le départ est d’une importance capitale. De même, il ne faut pas omettre de relier les tâches entre elles et de respecter l’ordre logique. Un faux jugement va assurément retarder votre équipe. 
4. Vérifiez toujours votre disponibilité et celle de vos partenaires ! Il est déjà assez délicat de gérer un projet en rétroplanning seul, je vous laisse imaginer traiter plusieurs missions à la fois. Si vous ne pouvez pas tout prendre en charge, déléguez certaines tâches à votre entourage pour pleinement vous consacrer aux autres.

Mes conseils pour faire un bon rétroplanning

Au final, la réalisation d’un rétroplanning ne diffère pas de celle d’un planning ordinaire. Les mêmes règles de bon sens s’appliquent, il n’y a que la conception qui se fait du point d’arrivée au point de départ. 

Pour finir dans les délais impartis, vous devrez constamment réévaluer vos priorités et revoir les durées de chaque mission. Modelez continuellement votre programme aux empêchements et aux obstacles que vous rencontrez. 

Par ailleurs, je vous conseille de toujours prendre un temps de réflexion avant de changer quoi que ce soit. La situation peut facilement se retourner contre vous si vous vous précipitez dans la prise de décisions.

Fixez-vous des objectifs réalistes qui répondent aux conditions dans lesquelles vous êtes mis. Soyez transparent vis-à-vis de votre équipe quant aux moyens qui seront déployés pour la réussite du projet. Rappelez-leur que leur contribution est essentielle, et que tout retard menace le bon déroulement de la mission. 

Ainsi, nous avons enfin fait le tour du sujet. J’espère avoir éclairci les notions floues concernant le rétroplanning que vous aviez en début d’article. 

Certes, il impose certaines contraintes aux chefs de projet, et oblige parfois les collaborateurs à travailler sous pression. Toutefois, c’est de la sorte que vous allez améliorer l’efficacité du groupe et déterminer la meilleure stratégie à entreprendre.

Si vous apprenez à l’utiliser correctement, vos capacités de gestion de projet en seront grandement améliorées. Je vous invite à méditer les enseignements de cet article pour en tirer profit au maximum. N’hésitez pas non plus à télécharger le modèle standard pour gagner du temps. 

Points forts :

Dans cet article, nous avons vu : 

• Ce qu’est le rétroplanning, et son intérêt lors des projets ayant une deadline fixée à respecter.
• Les avantages qu’on peut tirer de cet outil de gestion, à savoir : l’estimation de la durée et du budget nécessaires, gain de temps et optimisation du rendement.
• Les étapes à suivre pour créer avec succès un rétroplanning, ainsi que les représentations graphiques qui pourraient vous faciliter la tâche. 
• Comment il est possible de créer un diagramme de Gantt, l’inratable en rétroplanning.
• Les logiciels de création de diagramme de Gantt, avec en bonus un modèle à remplir tout prêt. 
• Les choses à faire et à éviter pour gagner en efficacité en rétroplanning.