De façon plus ou moins consciente, nous cherchons des excuses pour ne pas avoir recours à déléguer nos tâches. Lorsque l’on se focalise sur le court terme, les excuses ne manquent pas : la surcharge du travail, pas assez de temps ou de moyens, « On n’a pas le bon candidat », et j’en passe… Pourtant, la délégation est un investissement crucial à moyen ou à long terme. 

Beaucoup d’entrepreneurs, de dirigeants ou de managers, ne savent pas déléguer efficacement ou ne se sentent pas disposés à le faire, à moins d’y être absolument obligés. Les plus expérimentés, eux, savent que c’est un outil essentiel du management, à condition de l’utiliser convenablement. 

La délégation de pouvoir a un double rôle : celui de motiver vos collaborateurs, et de vous procurer un gain de temps considérable. Grâce à cela, vous pourrez mieux gérer vos priorités, mieux organiser votre équipe et valoriser ses talents.

Vous êtes intéressé par ce concept, mais vous avez peur de déléguer ? Vous vous demandez quels sont les avantages de la délégation ? Y a-t-il des choses à ne jamais déléguer ? C’est ce que nous allons aborder dans cet article. 

Quels sont les objectifs de la délégation ? 

Déléguer, c’est confier à une ou plusieurs personnes la réalisation d’une tâche, d’une mission ou d’un objectif. C’est une compétence managériale fondamentale qui pourrait vous être utile sur plusieurs plans.

En premier lieu, la délégation de pouvoir est un investissement à haut rendement en temps. Toutefois, elle peut être très chronophage au départ, lorsque vous formez le collaborateur. Puis, une fois mise en place sur certaines activités, elle vous libère plusieurs heures par semaine.

La délégation de pouvoir permet des gains de temps considérables pour le manager, le dirigeant ou l’entrepreneur. Un certain nombre d’activités sont chronophages, et demandent peu de compétences ou de connaissances. Tout le monde peut accomplir ces actions ! Vous pouvez donc les déléguer à un collaborateur au lieu de vous en charger vous-même. 

Il est possible de réinvestir ce temps gagné dans l’amélioration de votre organisation et celle de votre équipe, ainsi que le développement des membres. Vous pouvez réfléchir plus en amont aux futurs dossiers et projets. Finalement, vous pouvez utiliser ce temps pour progresser vous-même.

Attention tout de même à ne pas déléguer uniquement les tâches inintéressantes. En effet, en second lieu, la délégation est un outil de motivation. Vous reconnaissez les compétences du collaborateur en lui donnant une mission à réaliser.

Cette pratique est particulièrement adaptée lorsque l’on souhaite développer les compétences d’un collaborateur afin de le motiver, de travailler son autonomie, sa polyvalence et son expertise. Cette mission doit demander une certaine expérience et un savoir-faire. Elle doit également permettre le développement de nouvelles capacités et l’acquisition de connaissances pour le collaborateur.

Comment déléguer vos tâches ?

 Pour faire une délégation de pouvoir réussie, il faut connaître ses principes de base. Voici le schéma typique à suivre : 

• Faire la distinction entre ce que le manager peut déléguer ou pas : ce qui est sans doute le point le plus important. On s’y attarde davantage plus tard.
• Choisir le bon délégataire : il est important de bien choisir le délégataire et de bien lui présenter la mission. Choisissez une personne qui a les capacités, les compétences et la motivation de réaliser la tâche assignée. Même s’il doit développer des connaissances supplémentaires pour la mener à bien, s’il a le potentiel requis, il pourra gérer le travail délégué. Demandez-vous qui de vos collaborateurs pourrait faire cette tâche aussi bien que vous, et plus vite que vous.
• Présentez-lui la mission : il faut commencer par se fixer les objectifs. En quoi consiste la tâche ? Quels sont les enjeux ? Pourquoi l’avez-vous choisi ? Qu’a-t-il à gagner en acceptant cette mission ?
• Détaillez et cadrez la mission : avant tout, demandez-lui son accord pour lui attribuer le travail. Par la suite, passez aux autres points. Quel est le résultat final attendu ? Dans quel délai doit-il être fait ? Quels sont les contraintes et les moyens mis à sa disposition ? Comment sera-t-il évalué et quels sont les indicateurs à suivre ? Quelle sera la fréquence de vos rencontres ? Les termes de la délégation doivent être clairs, précis et détaillés pour que le délégataire puisse l’accomplir comme vous le souhaitez.
• Faites un suivi régulier selon le degré de l’autonomie du délégataire : faites le point sur les différents indicateurs, sur l’avancement de la mission, et sur les corrections à apporter.
• Vous devez mettre en avant le collaborateur à qui vous déléguez des tâches, en officialisant la délégation de pouvoir, ce qui va le légitimer.

Peur de déléguer ? Pas de panique !

Il y a une part de risque et d’incertitude à déléguer, et évidemment cela nous fait peur. Les managers se cherchent des excuses : « Je n’ai pas le temps », « Je n’ai pas confiance », etc.

À titre d’exemple, déléguer une tâche n’exclut pas que celle-ci puisse ne pas être parfaitement réalisée. Cela explique en partie pourquoi nous avons peur de déléguer. Le manager redoute que le collaborateur échoue dans sa mission.

Il est évident qu’un collaborateur qui effectue une tâche que vous lui avez confiée pour la première fois ne rendra pas un travail aussi qualitatif et productif que le vôtre. Cela est même tout à fait naturel. C’est donc à nous de bien connaître chaque collaborateur et de lui attribuer les tâches en fonction de ses compétences, de ses capacités et de son état d’esprit.

Certains ont peur que leurs collaborateurs fassent mieux qu’eux, et donc passer pour des incompétents. L’esprit d’équipe, la bonne foi en ses collègues ainsi qu’une délégation bien encadrée permettront de réduire cette impression. De préférence, je vous conseille de noter tout cela par écrit. De la sorte, il n’y aura pas de malentendus sur les rôles et les obligations de chacun. 

D’autres ont besoin de tout contrôler ou pensent justifier leur salaire en procédant ainsi. Sachez qu’à un moment donné, vous ne pourrez pas tout prendre en charge vous-même. Mieux vaut répartir les tâches quand c’est possible que de se noyer dans des obligations que vous ne pourrez pas remplir.

Personnellement, j’ai toujours considéré qu’en déléguant, je fais progresser mon équipe et je la rends plus autonome. Cela me permettait d’accumuler une somme de temps que je pouvais réinvestir dans mon propre apprentissage. Ainsi, c’est une opportunité de progresser moi-même et de développer mes compétences de manager.

Déléguer des missions : quels en sont les avantages ?

Beaucoup de managers ou responsables ont de grandes difficultés à déléguer comme on vient de le voir. Un bon nombre de paramètres peuvent l’expliquer, dont cette peur de déléguer.

La délégation est pourtant une compétence qui s’apprend. Une fois maîtrisée, elle permet des gains en motivation et en temps considérables. Les avantages sont à plusieurs niveaux : du périmètre (services, département, société) et de l’équipe, mais aussi pour le manager.

1 — Au niveau du périmètre de l’organisation

 En entreprise, savoir déléguer est un atout considérable sur plusieurs plans :  

• Cela aide l’organisation à accroître et améliorer sa réputation d’employeur de choix. En effet, la possibilité de prise en charge de ces responsabilités favorise le développement des jeunes talents
• Cela contribue à augmenter la productivité : en répartissant les missions de manière homogène, l’entreprise gagne en efficacité
• Une fois intégré et maîtrisé par les équipes, le processus de délégation permet de ne pas perdre en niveau ou en professionnalisme en cas de changement de direction. Un élément d’ordre majeur pour la stabilité future de l’organisation.

2 — Au niveau des collaborateurs

 La délégation possède un impact important sur vos collaborateurs. Elle permet : 

• Le développement et la mise en valeur des compétences : en leur assignant de nouveaux rôles, ils auront davantage d’opportunités d’apprentissage. Ceci est un réel accélérateur de carrière qui leur fournit de nombreuses opportunités.
• La fidélité accrue suite au développement de la perspective d’évolution. Un employé qui est mobilisé de la sorte se sent impliqué et perçoit les possibilités qui s’offrent à lui au sein de l’entreprise.
• L’amélioration et l’augmentation de la motivation et de la satisfaction au travail : un facteur primordial pour la cohésion de votre équipe.

3 — À votre niveau, celui de responsable

Vous aurez du temps disponible de plus pour davantage d’opportunités et de réflexion stratégique. Plus de temps pour vous développer et gagner en compétences, plus de temps pour faire progresser votre équipe et votre organisation.  

• En votre absence, le travail sera quand même terminé. Les membres de l’équipe gagnent un degré d’autonomie très utile dans ce contexte.
• Votre propre réputation de manager s’améliorera. Vous aurez démontré votre capacité à progresser, à faire progresser et réussir votre équipe.
• Ultimement, pour vous aussi, une meilleure progression de carrière est quasiment systématique.

7 missions qu’il ne faut jamais déléguer

Après avoir constaté ces nombreux avantages, vous seriez tenté de déléguer davantage de tâches à votre équipe. Cependant, il faut savoir qu’il existe des tâches qui ne se délèguent pas. Vous ne pouvez pas confier certains aspects de votre fonction à quelqu’un d’autre, et ce, quels que soient ses qualités et son sérieux. On cite comme exemple : 

1 — Déléguer votre vision

Votre vision vous permet de visualiser le résultat final : où voulez-vous aller ? Avec qui et comment ? etc. Il appartient au leader de la faire vivre auprès de ses équipes. La vision d’un manager permet de voir loin, de se projeter ainsi que son équipe dans l’avenir.

Bien sûr, une vision peut être cooptée avec son équipe, on peut travailler également certains aspects avec ses collaborateurs. Ceci dit, on ne peut pas la déléguer à un consultant ou à un membre de son équipe. C’est comme si on confiait son leadership ! Il vous revient d’analyser la situation et de tracer le chemin qui vous semble le plus adéquat à votre équipe.

2 — Le recrutement

J’ai tellement vu de managers dépendre des cabinets de recrutement et des responsables ressources humaines pour le recrutement de leur collaborateur… Hélas, j’ai aussi eu l’occasion de constater le nombre d’erreurs de casting beaucoup trop élevé qui se cachait derrière. J’en ai conclu que le seul qui doit prendre la décision finale de recruter un collaborateur doit être son futur responsable hiérarchique. 

Le bon recrutement d’un collaborateur est primordial. Le manager connaît les particularités du poste et il n’y a que lui qui saura s’il a le feeling pour travailler au quotidien avec ce candidat. Cela a beaucoup d’importance de valider le premier contrat de travail soi-même. 

Se tromper lors d’un recrutement coûte extrêmement cher en temps et en énergie : 

• D’un côté, vous fatiguez vos équipes, car elles compensent les écarts de productivité tant que le nouveau collaborateur n’est pas à niveau,
• D’un autre côté, vous devez de nouveau recruter quelqu’un, puis le former et l’intégrer.

On ne doit pas déléguer le recrutement, mais des alternatives existent. On peut être conseillé, accompagné par des professionnels, afin de prendre la meilleure décision. C’est vous qui savez, si vous voyez cette personne devenir un membre de votre équipe, s’il peut s’intégrer, réussir et faire réussir l’équipe. 

3 — Le système d’Intégration d’un nouvel employé

Tout comme le recrutement l’intégration d’un nouvel employé ratée possède un coût financier extrêmement élevé. Même chose pour le temps et l’énergie perdus pour celui qui forme. On ne va pas vous demander de former personnellement chaque collaborateur : ce serait contre-productif pour vous et votre équipe. En revanche, c’est à vous d’imaginer et de faire appliquer le meilleur système d’intégration pour chaque nouvel arrivant.

Vous devez définir comment, et par qui, sera formé et encadré le nouvel arrivant. Il faut donc choisir un collaborateur pédagogue et patient. Attention à la nuance : votre meilleur employé, ne sera pas forcément le formateur le plus efficace ! 

Vous devez régulièrement faire le point avec lui en vous appuyant sur une grille d’évaluation. Il sera donc plus facile de situer le niveau du nouvel arrivant, de connaître ses forces et axes d’amélioration. Vous aurez donc tous les éléments à votre disposition pour définir la conduite à suivre. 

4 — La discipline

Vous ne pouvez pas demander à un collègue ou à un ami de prendre des mesures disciplinaires à votre place. Le conflit n’est agréable à personne, c’est une question de courage managérial et j’ai une bonne nouvelle pour vous : cette compétence aussi s’apprend.

C’est à vous de fixer les règles, et de juger lorsqu’elles sont franchies. Cela peut aller de la réprimande verbale, à la mise à pied et jusqu’au licenciement dans les cas les plus extrêmes. C’est une tâche qui vous revient à vous, et à personne d’autre.

5 — La reconnaissance

Elle est le ou l’un des plus puissants leviers de motivation. La non-reconnaissance a été reconnue comme le premier facteur de démotivation pour un salarié. Il est de votre devoir de mettre un système de reconnaissance en place. Vous comprenez bien que, dans ce contexte, vous êtes le seul à pouvoir le faire et que vous ne pouvez pas le déléguer. 

6 — Déléguer la motivation de l’équipe

Motiver et mobiliser ses collaborateurs est d’une importance centrale, capitale. J’aime comparer la motivation d’un homme au carburant d’une voiture. Sans ce carburant, votre équipe éprouve toutes les difficultés à accomplir normalement ses tâches quotidiennes. 

Une chose est garantie, si votre équipe n’est pas motivée, le niveau de chaque collaborateur sera en dessous de ce qui est attendu, pour son profil de poste. Les objectifs de vos collaborateurs ne seront pas atteints et donc mécaniquement les vôtres non plus, en tant que responsable ou manager. 

Il existe de nombreux sujets et méthodes pour motiver vos collaborateurs. Vous ne pouvez évidemment pas déléguer à un collaborateur la motivation de votre équipe.

7 — Le développement de ses équipes

J’entends souvent la politique de formation. Personne de mieux que vous ne connaît les besoins en formations de vos collaborateurs. Ce n’est pas à un autre service de décider à votre place ou de déléguer cette tâche aux ressources humaines. Encore une fois, la prise de décision vous revient.

10 conseils pratiques pour réussir sa délégation !

Je vous dévoile ce que j’estime être les 10 secrets pour avoir une délégation réussie. Ces pratiques managériales vont changer la façon dont vous allez traiter le sujet. Comme ça, votre collaboration se fera dans les règles de l’art. 

1. La volonté de déléguer compte parmi les clefs de succès d’une délégation. Cela sous-entend que vous devez être prêt à surmonter vos freins et vos peurs. La possibilité de déléguer et la capacité à déléguer, mais aussi la reconnaissance du travail sont également indispensables.
2. Anticipez l’opération : on ne délègue pas au dernier moment !
3. Il faut accepter que votre collaborateur ne procède pas de la même façon que vous. Vous devez lui laisser cette autonomie, qui sera très appréciée de sa part.
4. Faites confiance à votre collaborateur, mais contrôlez-le régulièrement. La confiance n’exclut pas le contrôle.
5. Dans le processus d’apprentissage, le droit à l’erreur est central. Votre collaborateur ne manquera pas de faire des erreurs, votre rôle est de les lui faire comprendre pour avancer et progresser.
6. Attention au perfectionnisme de certains : on ne demande pas de peindre un chef-d’œuvre !
7. Acceptez qu’un collaborateur refuse une mission. Essayez de comprendre pourquoi (problème de confiance, charge de travail, etc.). Si c’est un manque de motivation, ne les forcez pas. 
8. Dans la mesure où cela est possible, donnez à tous l’occasion de se voir déléguer des tâches. En fonction de leur niveau, attribuez-leur des missions adéquates. Ainsi, ils auront le sentiment d’avoir des opportunités d’apprendre et d’être valorisés. N’excluez pas les collaborateurs démotivés, c’est l’occasion où jamais de les remotiver.
9. Pour que la délégation soit un réel moteur de motivation, il ne faut pas déléguer les tâches ingrates ou qui ne vous intéressent pas.
10. Bien déléguer implique de maîtriser la fixation d’objectif et le leadership situationnel et collaboratif. 

Pour conclure

Déléguer une de nos tâches ou une mission à un collaborateur n’est pas simple. L’action de déléguer en elle-même n’est pourtant pas difficile et elle est compréhensible de tous. Lorsque l’on y réfléchit bien, nous avons même beaucoup à y gagner en déléguant, en tant que manager, mais nous sommes rattrapés par nos peurs, nos craintes, nos excuses parfois bidon. Certaines sont compréhensibles et d’autres moins. J’estime que tout manager doit surmonter l’angoisse qui vient avec la délégation de pouvoir. En toute objectivité, les bénéfices au bout d’un certain temps d’entraînement surcroît les craintes infondées. 

Si vous avez l’habitude de tout faire, tout seul et tout le temps, déléguer va constituer un réel effort pour vous, une profonde remise en question. Vous allez devoir faire confiance à votre collaborateur et accepter qu’il ne fasse pas exactement comme vous. Vous allez devoir vous faire à l’idée qu’il se trompe et fasse des erreurs. L’important, au final, est qu’il arrive au même résultat que vous (ou mieux, ce n’est pas interdit !). 

La délégation est un outil puissant qui agit à plusieurs niveaux : motivation des équipes et gestion du temps. Ses avantages se voient tant pour vous, que pour le collaborateur impliqué et s’étendent même à l’entreprise où vous travailler. Vous abstenir d’envisager la délégation vous prive de bien des opportunités. Cette pratique est de plus en plus présente au sein des organisations, et ce petit facteur peut faire toute la différence en termes de productivité.

Déléguer, c’est faire confiance et c’est donner confiance à vos collaborateurs. Commencez par déléguer des tâches simples, puis confiez des tâches de plus en plus importantes. Avec la délégation, vous faîtes progresser chaque collaborateur et si chaque collaborateur progresse un peu, c’est l’équipe qui progresse beaucoup et vous aussi par la même occasion.

Points forts

Dans cet article nous avons vu que : 

• La délégation est un outil puissant qui agit à plusieurs niveaux, notamment sur la motivation des équipes et la gestion du temps ;
• Comment procéder pour déléguer une tâche à un autre collaborateur : choisir le bon délégataire, lui expliquer sa mission, etc.
• La peur de déléguer son travail est absurde, par conséquent, il faut la surmonter à tout prix pour réussir sa délégation ;
• Le management délégatif présente de nombreux avantages donc il ne faut surtout pas passer à côté ;
• Certaines tâches, projets ou missions ne doivent absolument pas être déléguées, comme : le recrutement, le parcours d’intégration du collaborateur et votre vision.
• Enfin, nous avons fini par vous donner des conseils pour que la délégation de vos tâches se passe bien.