Tout d’abord, félicitations! Vous allez bientôt être nommé manager, responsable ou chef d’équipe dans les prochaines semaines. Toutefois, ce changement de rôle ou de fonction ne s’improvise pas. Vous allez devoir vous préparez, pour réussir votre prise de fonction.
En premier lieu, beaucoup de témoignages de managers, nous expliquent qu’ils ne savaient pas ce qu’ils devaient faire leur premier jour. En fait, ils sont unanimes, en disant que leur première année de management a été extrêmement difficile.
Premièrement, le très sérieux recruteur en ligne américain Careerbuilder, estime, selon l’une de ses dernières études, que 58% des managers au Etats-Unis n’ont jamais reçu une formation en management. Tandis que, 26% de ces mêmes managers, disent qu’ils n’étaient pas prêts lorsqu’ils sont devenus manager.
Malgré cela, comment vous éviter une prise de fonction difficile ? Vous êtes-vous déjà posés un certain nombre de questions sur le sujet. Finalement, avez-vous déjà un plan d’action en tête ? Il est évident que ce changement de métier est complexe.
Vous allez devoir prendre du recul et anticiper pour réussir votre prise de fonction, avant d’être mis devant le fait accompli. De plus, vous allez devoir apprendre rapidement. En fait, vous allez devoir montrer à vos collaborateurs que vous êtes crédible, en peu de temps, alors que, vous n’en n’avez pas.
Par ailleurs, vous manquez à cet instant, de compétences en management, toutefois ceci est parfaitement normal. En dernier lieu, nous allons tenter de répondre à toutes ces questions, pour vous préparer au maximum à reprendre votre nouvelle équipe.
Réfléchissez aux conséquences de cette nomination…
Pour commencer, pour réussir votre prise de fonction, vous allez devoir réfléchir aux conséquences de cette nomination, sur votre vie professionnelle et personnelle.
En effet devenir manager, implique plus de responsabilités et de soucis lié à la fonction. Dans la plupart des cas, un temps de travail plus élevé, qui peut créer un déséquilibre entre vie privée et vie professionnelle.
Dans les conséquences positives, on peut noter une augmentation de salaire, un nouveau statut, des possibilités d’évolutions plus importantes. Tout dépend de vos envies et de votre projet de vie, mais il est clairement indiqué de présenter tout cela à vos proches et de décider ensemble, ce que vous allez faire.
En somme, ce métier est exigeant, vous aurez besoin du soutien de votre premier cercle pour être performant et réussir. Anticiper cette conversation avec votre entourage pour réussir votre prise de fonction.
Identifier les principales missions du manager, pour réussir sa prise de fonction
En fait, le métier de manager ne consiste pas à simplement à donner des directives. L’objectif du manager est de créer une dynamique humaine de succès et de progrès, en vue d’atteindre des objectifs économiques.
De plus, pour réussir sa prise de fonction, il est important pour quelqu’un qui débute, de connaître le métier du manager et quelles sont ses principales missions avant de commencer. Cela vous permet, de savoir quelles compétences acquérir, et de vous concentrer uniquement sur ces compétences pour être performant.
Il y a tellement de compétences à acquérir dans ce métier, que l’on peut rapidement s’y perdre et perdre un temps précieux, en travaillant des compétences de moindre importance. C’est pourquoi, il est important de hiérarchiser ses efforts sur les bonnes compétences.
Les cinq principales missions du manager :
- Développer les résultats de l’équipe
- Donner de l’énergie à chacun et fédérer
- Redonner et renforcer la confiance de vos collaborateurs
- Développer les compétences de vos collaborateurs
- Déléguer et faire-faire
De toute évidence, vous allez devoir développer des compétences pour réussir ses missions et donc pour réussir votre prise de fonction. On peut dans ce cas présent, se concentrer tout de suite sur le développement de vos compétences en gestion, en organisation, en communication et en coaching individuel.
Quelles sont les obligations du manager ?
Par ailleurs, tous les métiers comportent des obligations et le métier ne manager n’y échappe pas. Ainsi, vous devrez parfaitement les connaître, pour réussir votre prise de fonction, cela s’avéra plus qu’utile pour faire vos premiers pas.
Aussi, pour être précis le manager à deux devoirs, un droit et deux interdits.
- Deux interdits :
- Premièrement: Dévaloriser son collaborateur quelles que soient les circonstances, le jugement de valeur est proscrit, le jugement de valeur implique une évaluation et une appréciation subjective.
- Deuxièmement : L’indifférence, la non considération de l’autre. Ne pas saluer, ne pas parler à l’un de vos collaborateurs. Le mépris ne résout rien, en humiliant votre collaborateur, vous vous décrédibilisez auprès de votre équipe.
- Un droit :
- En fait, vous avez le droit de dévaloriser les comportements que vous ne souhaitez pas voir dans votre groupe. Vous dévalorisez le comportement et pas la personne. Exemple de comportements que vous ne souhaitez pas voir : les retards, les écarts de langage, l’individualisme, la critique gratuite
Quels seront vos devoirs?
- Pour commencer, valoriser le travail, les progrès, les résultats. C’est de cette manière que vous lancerez une dynamique vers le succès. Je dirai que de manière générale, il faut valoriser l’effort. Néanmoins, il est possible dans une carrière, à certains moments, de s’investir, de tout donner et de ne pas progresser ou de ne pas avoir de résultats. Par ailleurs, il en va de même pour vos collaborateurs, il faut récompenser l’effort et le mettre sur un pied d’estale. Il n’y pas de progrès ou de résultats sans effort. C’est pourquoi, Il faut mettre en valeur l’intention, l’envie plus que le résultat.
- Ensuite, valoriser les comportements que l’on veut voir. La solidarité, l’esprit d’équipe, mettre le groupe au-dessus des individualités. C’est vous qui déterminez le cadre. En revanche, à vos collaborateurs de briller dans celui-ci.
Par contre, vous avez une obligation, quant à votre état d’esprit. il faut du temps pour réussir en management et vous allez devoir l’accepter. Fixer vous des objectifs à six mois pour commencer, faites le point chaque semaine de votre avancement.
Cependant, soyez humble, observez, écoutez et apprenez : Vous devez avoir cette état d’esprit en devenant manager. C’est en observant et en écoutant vos collaborateurs, vos collègues, votre manager, que vous allez apprendre votre métier sur le terrain. Formez-vous au maximum avant, avec des articles, des livres, des formations en ligne. En premier lieu, commencez par vous entretenir avec des personnes qui font ce métier.
Aussi, pour réussir votre prise de fonction, ne faites pas de changements brutaux en prenant votre poste. Impliquez vos collaborateurs dans vos décisions, interrogez-les sur les dysfonctionnements, ce qui pourraient être amélioré. Que feraient-ils à votre place dans ce cas précis ? Et puis décidez. Après avoir entendu, c’est le rôle du leader !
Comment anticiper les premiers instants de management et réussir sa prise de fonction ?
Tout d’abord, vos premiers pas de manager sont extrêmement important. Vous allez être observé par vos collaborateurs, votre manager, vos collègues.
On comprendra que vous ne connaissiez pas le fonctionnement de votre nouveau service, les outils de gestion, le métier de vos collaborateurs, si vous êtes nommés sur un autre périmètre que le vôtre précédemment.
En revanche, votre communication doit être bonne dès les premiers instants. De fait, un manager est un communiquant : votre crédibilité, votre autorité des prochains jours, des prochaines semaines, vont dépendre de votre capacité à communiquer, dans les tous premiers jours.
En conséquence, pour réussir cela, vous devez avoir anticipé. Vous devez préparer vos interventions, dans quel cadre? à quel moment vous souhaitez communiquer? Un instant de management est un moment privilégié avec vos collaborateurs où vous communiquez, où vous partagez et où l’information est circule.
Ces instants sont collectifs ou individuels. Les tout premiers instants de management sont déterminants, consciemment ou inconsciemment, les personnes vont vous jaugez, vous évaluer et vous catégoriser. C’est pourquoi, il est important de réussir ces premiers moments pour lancer une belle dynamique.
Les instants de managements peuvent être :
- Se présenter à votre équipe en entretien individuel ou collectif
- Un briefing, un débriefing
- Une réunion autour d’un sujet, une réunion d’information
- Un accompagnement individuel, formel ou informel
Déterminez quel doit-être votre fonctionnement à la prise de poste
D’abord, avant de prendre votre poste, déterminer dans quel ordre, vous allez organiser les choses et ce que vous allez dire. Vous allez vous présenter à votre nouvelle équipe lors d’une réunion, qu’ils vous connaissent ou pas.
Présenter votre parcours, vos objectifs, l’esprit dans lequel vous voulez faire évoluer votre service. Qu’ attendez en terme de comportement individuel? Mettez l’équipe, le collectif au-dessus de tout.
Les résultats sont évidemment important quand vous dirigez un service, mais dans un premier temps, il faut créer un collectif, une mentalité qui va permettre à chacun, de s’épanouir, de progresser. Finalement, c’est grâce à la performance collective et pas individuelle, que vous obtiendrez les meilleurs résultats.
Ensuite, donnez le rythme, des prochaines échéances à venir. Comment allez-vous fonctionner ? Recevez chaque collaborateur pour un entretien de connaissance, au cours du premier mois.
Plongez-vous en immersion, avec vos collaborateurs au cours de ce premier mois et également avec tous les services d’appui avec lesquels vous allez travailler. Ecoutez, observez et apprenez, vous devez être une éponge qui a déjà tout anticiper.
Enfin, à l’issue de ce mois, préparez une grande réunion, pour faire un retour à votre équipe. Donnez vos observations et conclusions.
Votre équipe doit adhérer à votre vision, pour apporter de nouveaux changements. Il doit y avoir un réel échange, vous ne devez pas être dans un style directif, il y a toujours une résistance à changer, il va falloir convaincre, cela peut prendre du temps.
Aussi, cette réunion est la plus importante, elle donne le cap à suivre pour les prochaines semaines et mois à venir, vous allez devoir la travailler et l’anticiper.
Trouvez un parrain formateur avant de commencer
Tout d’abord, lorsque vous commencez le métier de manager, vous êtes inexpérimentés sur bien des situations. Il est donc facile de faire des erreurs et dans certains cas, de lourdes erreurs qui peuvent avoir un impact très négatif sur la vie de votre groupe.
Encore une fois, se tromper fait partie du mécanisme d’apprentissage et vous ne manquerez pas de vous tromper, comme tout le monde.
Ainsi, vous ne pourrez pas trouver des réponses, à toutes les questions que vous vous posez dans les livres. Cependant, grâce à l’accompagnement d’une personne plus expérimentée que vous, vous limiterez drastiquement ces erreurs.
Avant de prendre votre poste, recherchez cette personne, on l’appelle souvent un mentor ou un parrain. Choisissez le avant votre prise de fonction.
Cela peut être votre responsable direct ou un collègue expérimenté et reconnu. Celui-ci a déjà vécu, toutes les situations que vous allez traversé et va se révéler utile en partageant son expérience, en toute discrétion et dans un climat de confiance.
Grâce à elle ou lui, votre apprentissage va s’accélérer. Vous allez acquérir les bonnes compétences. Vous allez également bénéficier de son réseau, avoir un retour direct sur vous et pertinent.
Le parrain va vous permettre d’exprimer vos peurs, vos frustrations. Vous allez réfléchir à voix haute dans l’échange. Le parrain vous oriente vers des solutions, il ne les trouve pas à votre place.
Lorsque vous choisissez votre parrain, choisissez le modèle professionnel que vous souhaitez devenir. Il n’est pas interdit de choisir un parrain à l’extérieur, assurez-vous tout de même qu’il soit expérimenté sur votre métier et qu’il pourra vous guider.
Rencontrez votre responsable direct avant votre prise de fonction
Vous devez rencontrer votre responsable direct avant de prendre vos fonctions. Que vous le vouliez ou non, il a la possibilité de devenir votre meilleur allié, ce qui peut être très précieux en management.
Ce rendez-vous va vous permettre de formuler vos attentes et vos besoins respectifs. Il est important de le connaître et de cerner sa personnalité, afin de bien travailler avec lui. Préparez un entretien ou vous allez essayer d’apprendre à bien le connaître.
Tenez le informer de vos plans d’actions et de vos projets, jouer la carte de la transparence. Il faut créer avec lui un lien de confiance et privilégié. Soyez ouvert et écoutez son point de vue, il a réussi dans votre poste puisqu’il a évolué, son expérience peut donc vous servir. Soyez donc curieux. Faîte lui reformuler ses attentes, jusqu’à être sûr qu’elles soient comprises de vous.
Se former au maximum avant l’échéance
C’est l’une des plus grandes clés de la réussite. Comme nous l’avons vu en introduction, plus de la moitié des managers, n’ont jamais reçu de formation en management.
C’est tout simplement incompréhensible, auriez-vous pensé qu’une partie aussi importante de manager, n’est jamais été formé à leur métier ? Recherchez dans votre entourage, des managers et poser leur la question.
Vous allez être surpris, je connais personnellement des managers dans de grandes entreprises, comme dans de petites PME, qui n’ont jamais eu accès à ce genre de formation et ont été propulsé manager, avec de petites et parfois de grosses équipes. Ils ont malheureusement des lacunes qui se transforment parfois en grosse difficulté.
Le management se vit sur le terrain et s’apprend sur le terrain, certains s’en sortent mieux que d’autres. Mais il y a une partie qui s’’apprend ailleurs, dans les livres, les articles de blog ou de journaux, en formation.
Cela vous permet de penser différemment, de progresser et d’apprendre, tout ne s’apprend pas sur le terrain. Ne pas former, coutera toujours plus cher à long terme à une entreprise, à cause des erreurs commises sur toute la période. En vous formant dès le départ, vous évitez ces erreurs et rentabiliserez le coût d’une formation.
Avant de prendre votre poste, demandez si des formations ont été prévue dans votre parcours d’intégration. Si ce n’est pas le cas documentez-vous avec des articles de journaux, de blogs.
Il existe bon nombres de livres intéressants sur le management, en librairie ou sur Amazon. Lisez, apprenez, formez-vous, il n’y a que comme cela que vous deviendrez un bon manager.
Pas de place à l’improvisation!
Devenir manager ne s’improvise pas comme nous venons de le voir, c’est pourquoi il vaut mieux bien préparer sa prise de fonction. Le manque de formation est un réel obstacle à la réussite d’une prise de fonction, beaucoup de managers souffrent énormément la première année. Il est donc important de tout anticiper et de se préparer pour que tout se passe bien.
Il faut tenir compte de nombreux paramètres, le premier on l’a vu est de s’assurer du soutien de son entourage, avec les nombreux changements qui vont impacter votre vie privée.
Vous allez devoir connaître les missions et les obligations du manager, y apporter votre touche personnelle à certains endroits. Nous avons également vu, au combien la communication était importante. Il ne faut rien laisser au hasard, en anticipant les instants de management.
Grâce à eux vous bénéficierez d’une bonne côte de confiance de la part de vos collaborateurs et de votre entourage professionnel.
Nous avons également vu l’interêt et l’importance d’avoir un parrain ou un mentor pour accélérer son apprentissage. Il faut déjà l’avoir choisi avant d’avoir commencé. La rencontre avec votre responsable directe avant votre prise de fonction est toute aussi importante, pour bien clarifier les attentes de chacun et bien fonctionner ensemble.
Se former est un facteur clé de succès, si votre entreprise ne vous forme pas, faîte le vous-même, il existe des moyens pour le faire seul. Arrivez-le plus formé possible en management à votre prise de fonction. Soyez prêt à réussir!