Entretien annuel: comment réinventer ce best seller?

Que vous soyez entrepreneur, dirigeant, manager ou responsable des ressources humaines ; vous savez que pour réaliser un projet d’entreprise ou vos propres projets professionnels, vous allez devoir être pleinement motivé. Toutefois, vous devez avoir conscience que votre motivation seule ne suffira pas. Il est primordial de mobiliser vos collaborateurs pour atteindre vos objectifs, d’où l’intérêt de l’entretien annuel.

Un certain nombre d’outils et de techniques existent pour transmettre à vos collègues ce carburant indispensable à la réussite des grands projets ; la motivation. L’entretien annuel s’inscrit dans ce cadre, c’est pourquoi j’ai choisi d’y dédier l’article d’aujourd’hui.

Nous nous intéressons particulièrement à l’entretien annuel d’évaluation, non pas à l’entretien professionnel qui fera l’objet d’un autre article. Après avoir été largement diffusé en entreprises de toutes tailles, cet outil est aujourd’hui fortement décrié. Nous sommes arrivés au point de remettre en question son existence.

D’ailleurs, de grandes firmes internationales comme Google l’ont abandonné. Il est donc légitime de se poser des questions sur l’entretien annuel. Doit-on le mettre en place uniquement si aucune autre alternative n’existe ? Doit-on le maintenir sous sa forme actuelle ou bien faut-il y adjoindre d’autres outils complémentaires ? Faudrait-il carrément l’abandonner ? Au terme de cet article, vous aurez la réponse à toutes ces questions.

Quel est l’intérêt de l’entretien annuel ?

Beaucoup de vos collaborateurs, peut être vous-même compris, trouvent injuste la sanction du manager. Ce face-à-face tant redouté qui a lieu une fois par an appelé « l’entretien annuel ».

Parfois, on se demande même ce qui a fait la réussite de l’entretien annuel, et pourquoi il a été utile jusqu’à présent ! Un petit retour en arrière pourrait nous expliquer pour quelles raisons cet outil managérial n’est plus aussi pertinent qu’avant.

L’entretien annuel : le premier outil d’évaluation !

S’il a été adopté aussi massivement par les entreprises de toutes tailles, c’est que l’entretien annuel était très utile. À l’origine, les entreprises organisaient ces entretiens d’évaluation afin d’accroître leur productivité et optimiser leur processus RH. C’était un excellent outil de motivation et une stratégie de ressources humaines de taille. 

Il faut se souvenir qu’aucun outil n’existait et ne permettait de formaliser cela. Par conséquent, aucune donnée d’évaluation n’existait. L’entretien annuel était la seule occasion d’évaluer la progression des objectifs de l’entreprise. Ils ont donc apporté de nombreuses réponses aux organisations.

Cet exercice était fort productif en matière d’anticipation, de recrutement, de mobilité et de gestion des talents. Il a également donné des indications sur le niveau de formation et de leur efficience sur les compétences des collaborateurs. Cet indicateur évaluait également la satisfaction des collaborateurs et permettait aux managers de valoriser, mobiliser et motiver les éléments performants.

L’objectif de l’entretien annuel est de faire progresser simultanément le collaborateur et l’employeur (ou son représentant) et, par conséquent, l’entreprise. La trame de l’entretien et sa préparation y sont pour beaucoup. Lorsqu’un manager sait comment mener un entretien annuel, et qu’il s’avère efficace, on peut obtenir d’excellents résultats du collaborateur.

Le fait que ce mode d’évaluation était le seul, et que rien n’existait avant, créait forcément de bons résultats par rapport aux années précédentes. La différence était palpable par rapport aux concurrents. L’entretien annuel était un moment privilégié entre manager et collaborateur qui favorisait la communication, les interactions et les éventuelles demandes du collaborateur. Cela permettait d’éviter de futurs désaccords ou conflits.

Dans un bon nombre d’entreprises, même actuellement, il est rare d’avoir un moment en tête à tête avec son manager. C’est ce qui en fait une occasion unique en son genre qu’il ne faut pas rater.

Une pratique détrônée par l’entretien professionnel

Depuis l’avènement de l’entretien professionnel, l’entretien annuel a perdu de son poids. Celui-ci est obligatoire et doit avoir lieu tous les deux ans, contrairement au premier, si fortement critiqué, et sans obligation légale.

Si, l’entretien annuel a pour but d’établir un bilan des performances du salarié sur la dernière année, l’entretien professionnel, lui, a pour objet d’évaluer ses compétences, ses perspectives professionnelles ou encore de proposer de potentielles formations le concernant.

L’entretien annuel reste néanmoins très pratiqué dans bon nombre d’entreprises, sans distinction de taille. Il demeure l’entretien de trop, selon l’avis de la majorité.

En France, 60 % des salariés bénéficiaient d’un entretien annuel en 2015. Ce chiffre atteignait 86 % des entreprises de plus de 500 salariés. Toutefois, selon Deloitte, 70 % du personnel ; employés et responsables RH confondus, estiment que c’est une perte de temps.

Selon la même étude menée en 2017, il ne correspond plus aux attentes du personnel. Pour preuve : certaines entreprises l’abandonnent. Le trouvez-vous, vous aussi, dépassé, inutile et en doublon avec l’entretien professionnel ? Trouvez-vous la période d’évaluation trop longue ? Souhaitez-vous évaluer vos collaborateurs plus régulièrement ?

Il existe de nouveaux processus de gestions de compétence qui pourraient compléter l’entretien annuel, et lui faire regagner son sens. Pour certains, ces méthodes seraient potentiellement capables de le substituer. Dans les deux cas, il paraît indispensable de réinventer le modèle actuel de l’entretien annuel, car il n’est plus pertinent.

Qu’en est-il de mon expérience avec l’entretien annuel ?

Pour avoir réalisé de nombreux entretiens annuels, en tant que manager et managé, je connais bien l’exercice. Cela me permet de voir ce qu’il apporte aux participants, et ce qui lui manque pour bien être accompli. Mes années d’expérience m’ont permis de tirer plusieurs conclusions qui vous aideront à mieux exploiter l’entretien annuel.

Se préparer à l’entretien annuel

Je réinsiste, mais c’est un point essentiel, qu’il est primordial d’avoir une formation sur ce support lorsque vous débutez. Si l’entretien annuel est redouté par les collaborateurs, je peux vous dire qu’il l’est tout autant des managers. Dîtes-vous que vous n’êtes pas le seul à appréhender cette rencontre. On a tous eu peur, et moi le premier.

Le « One to one » est impressionnant au départ ! Dans le cas où vous ne maîtrisez pas l’exercice, ou si vous avez un collaborateur difficile, cela peut devenir catastrophique.

Pour vous familiariser à votre équipe, ainsi qu’à l’exercice, je vous recommande de prendre les évaluations de l’année antérieure. Celles de votre prédécesseur vous seront d’une très grande aide. Vous serez nettement plus détendu que si vous y allez sans le faire. Focalisez-vous sur les objectifs SMART du collaborateur à venir, et dites-lui comment il sera évalué.

Un exercice de difficulté variable

Pour ma part, les entretiens annuels de ma première année ont été une véritable épreuve. L’expérience différait suivant les personnes :

• Constructif avec certains bienveillants ;
• Inutile, stressant et conflictuel avec les autres.

L’évaluation déclenchait une prime allant jusqu’à un mois de salaire ! Cela pouvait nous tenter d’acheter la paix sociale avec les collaborateurs les plus virulents. Personnellement, je n’y ai jamais songé, et je vous déconseille d’y avoir recours. N’oubliez jamais que la plus grande qualité d’un leader est le courage managérial.

Comment ai-je tiré profit de l’entretien annuel ?

Avec l’expérience, on progresse en psychologie humaine. L’outil de motivation qu’est l’entretien annuel peut devenir exceptionnel. Il peut constituer le socle de la performance collective de votre équipe et de votre entreprise.

Dites à vos collaborateurs ce que vous attendez d’eux :

• Soyez précis : dites-leur quels sont les bons comportements que vous attendez, et ceux que vous n’acceptez pas ;
• Soyez juste et honnête dans votre évaluation : définissez des Objectifs SMART qui vont permettre au collaborateur, à l’équipe et à l’entreprise de réussir.

Personnellement, je faisais un entretien trois fois par an et par collaborateur. Cela me permettait d’avoir une meilleure proximité et de créer une relation de confiance. Le collaborateur se sentait soutenu d’un accompagnement bienveillant. Cela m’a permis d’obtenir un meilleur développement et une progression accélérée de mes équipes.

Tout ceci ne pouvait se traduire que par de bons résultats économiques !

Même si j’ai trouvé que l’entretien annuel était un superbe outil de management, notamment de mobilisation et de motivation, il avait néanmoins quelques défauts. Ces mêmes critiques lui sont faites actuellement, en plus des critiques liées à l’évolution et à la modernité. Elles sont si importantes, que son existence même est remise en question.

Pourquoi l’entretien annuel est-il l’objet de toutes ces critiques ?

On l’a vu, l’entretien annuel ne fait plus du tout l’unanimité. Les dirigeants, les responsables RH, les managers, ainsi que les collaborateurs en sont insatisfaits.

Il existe plusieurs raisons qui justifient ce mécontentement. Les principaux inconvénients qu’on lui reproche sont :

1. D’abord, d’être trop coûteux : il mobilise l’ensemble des salariés et des managers sur une durée très importante,
2. Ensuite, de ne pas être assez fréquent : les jeunes employés souhaitent avoir des retours réguliers sur leur performance. Une évaluation annuelle ne suffit plus pour qu’ils soient évalués en temps réel et en continu. On doit attendre un an pour dire c’est bien, tu as atteint un objectif. C’est intolérable !
3. En plus, il ne tient pas compte des nouvelles façons de travailler : souvent, les employés ne voient l’évaluateur qu’une fois par an, le jour de l’évaluation. Cela n’est pas en harmonie avec le mode de travail actuel. Dans bien des entreprises, il n’y a plus de manager référent sur toute une année. Vous pouvez avoir 3 ou 4 managers dans l’année, suivant les projets.
4.  Enfin, l’entretien annuel se focalise abusivement sur ce qui ne va pas. Pas assez sur les forces des collaborateurs. Il a perdu l’essence même d’un outil de motivation.

Les entreprises sont plus rapides et plus agiles. On travaille en mode projet, en transversal, en équipe-projet ! Les salariés souhaitent être en proximité avec l’évaluateur. L’entretien annuel semble moins adapté aux nouvelles approches de fonctionnement.

Peut-on sauver l’entretien annuel ?

Existe-t-il des solutions pour faire évoluer et réinventer l’entretien annuel ? Ou faut-il le supprimer intégralement ? Il vous revient de prendre position ! Personnellement, j’estime qu’il ne faut pas tout abandonner, bien au contraire.

L’entretien annuel a atteint un certain nombre d’objectifs dans l’évaluation de la performance. Il a fait les beaux jours des services ressources humaines en matière d’anticipation et d’analyse.

Au départ, l’entretien annuel était un outil créé pour répondre à un besoin. Il peut évoluer, car le besoin d’évaluer pour motiver, valoriser et performer existe toujours. Il est exprimé aussi bien par le collaborateur que par le manager et l’entreprise.

La règle de base pour réussir ce projet ambitieux est de toujours écouter nos collaborateurs. Néanmoins, il faut moderniser tout cela. Avec les outils et techniques à notre disposition, il est possible de revisiter l’entretien annuel sous un nouveau jour !

Organiser les entretiens plus fréquemment

De nos jours, la régularité et la continuité des évaluations sont essentielles. Avec un feedback, on progresse mieux !

Toutefois, pour parvenir à organiser des rencontres plus fréquentes, il faut changer la forme de l’entretien annuel. Il n’est possible de rapprocher les entretiens que si :

• Vous adoptez un système plus simplifié : contrairement à l’évaluation annuelle, ces rencontres ne doivent pas obligatoirement être exhaustives,
• Vous trouvez un moyen de réduire la durée de ces entretiens afin qu’ils soient moins chronophages,
• Votre entretien devient plus flexible : tâchez à ce que ce meeting soit plus proche de votre collaborateur.

Recentrer l’objectif de l’entretien annuel

L’objet premier d’un entretien annuel reste de mobiliser votre collaborateur. Lorsqu’il sort de cet entretien, il doit être gonflé à bloc, savoir où il va et avoir les objectifs clairs. Arrêtez de pointer tout ce qui ne va pas ! Vos entretiens doivent, avant tout, viser le développement, non pas la performance.

Focalisez-vous sur comment vous allez le faire progresser. Définissez les objectifs que vous allez lui fixer. Décomposez les objectifs en sous-objectifs pour mieux les aborder. Revoyez-vous régulièrement, car la personne a besoin d’un accompagnement permanent.

Je ne vous demande pas de ne pas dire ce qui ne va pas. Seulement, il faut penser à faire réussir la personne qui est en face de vous. Mettre la tête sous l’eau de quelqu’un ne le fera jamais réussir. Faire un entretien de développement aura plus d’impact, car on se concentre sur ce qui est positif et ce qui va le faire réussir.

Quelles entreprises ont revisité ou substitué l’entretien annuel ?

Nous venons de voir les solutions qui pourraient sauver l’entretien annuel, mais sont-elles réellement applicables sur le terrain ? La réalité est qu’un nombre très significatif de nos entreprises souhaitent faire évoluer le modèle de l’entretien annuel. Ce qui les freine, c’est la crainte que la transition soit un échec.

Pourtant, de nombreuses entreprises de taille affirment que c’est possible. Malgré la difficulté de changer de modèle d’entretien annuel, ces grandes entreprises l’ont fait, et témoignent de leur succès. Elles ont fait évoluer le process, en se rapprochant des attentes des salariés.

Cependant, d’autres l’ont supprimé de leurs agendas, ayant trouvé des approches plus modernes d’évaluer leurs salariés. Elles estiment qu’il n’est pas utile de garder cette pratique.

Quoi qu’il en soit, l’entretien annuel doit évoluer ou périr. Quelques exemples concrets vous permettront d’y voir plus clair.

Un entretien annuel revisité

Au sein de Microsoft France, la plus grande multinationale informatique, la tendance est à l’amélioration de l’entretien annuel. La pratique actuelle consiste à consacrer une heure de manière trimestrielle à l’évaluation des travailleurs. Cet entretien permet de revoir les réalisations effectuées sur cette période.

Il en est de même chez Just Eat, où les entretiens d’évaluation trimestriels sont de mise. Ils complètent ceux-ci par des meetings hebdomadaires, en tête à tête entre collaborateur et manager.

Ils favorisent les entretiens à 360° où les employés, eux aussi, donnent leurs feedbacks. « Chaque collaborateur doit au moins une fois par an dire à son manager ce qu’il doit continuer, commencer et arrêter de faire ». Une pratique plutôt intéressante.

La marque de lingerie Etam a également instauré un nouveau modèle d’entretien annuel. Testé chez sa filiale Undiz, l’entretien audacieux a résisté à toutes les épreuves. L’implication des employés est l’élément clé de cette stratégie qui vise à leur confier la détermination de leurs propres objectifs.

Selon Odile Bonhomme, la Directrice Talent Development d’Etam : « C’est un changement de posture, plus responsabilisant pour le collaborateur, moins directif pour le manager et plus participatif pour les deux ». Des principes au centre du management moderne.

Les alternatives de l’entretien annuel

Mazars, un groupe international d’audit et de conseil, a mis en place un nouveau dispositif d’évaluation de la performance. Ils substituent l’entretien annuel grâce à un outil digital « Le feedback permanent ». Le principe est simple : des retours de manager ou d’employés sont collectés et envoyés de manière automatique.

Chez eux aussi, il est possible d’avoir un feedback à 360° ayant pour objectif de favoriser le développement managérial. Ainsi, cet outil collaboratif et informel renforce l’accompagnement individuel de chacun des salariés.

Ce ne sont pas les seuls à avoir pris une telle initiative ! Des centaines d’entreprises ont mis en place l’évaluation continue : Adobe, IBM, GE, Goldman Sachs, Google, et même Deloitte l’ont fait. Ensemble, ils représentent près de 10 % des entreprises du Fortune 500.

L’impact sur la productivité des équipes

De simples changements apportés à l’entretien annuel peuvent avoir de grandes conséquences sur les entreprises. Comme toujours, les chiffres sont à l’appui !

Une étude de Deloitte nous rapporte que 90 % des entreprises ayant adopté un nouveau système d’évaluation ont obtenu des taux d’engagement nettement plus élevés. Contrairement à ceux qui n’avaient pas un suivi régulier, les collaborateurs se sentaient mieux évalués, et sentaient que leur travail avait un sens. Ils se sont libérés d’une sanction managériale qui détruisait tous les efforts fournis pendant l’année.

« On observe un gain de productivité de manière générale, des managers plus autonomes, une meilleure appréciation des compétences, une plus grande communication entre les N+1 et leurs collaborateurs, une simplification des processus décisionnels ce qui permet de gagner en agilité et en flexibilité », conclut Philippe Burger.

De surcroît, l’esprit collaboratif instauré par ces institutions est palpable. La performance collective importe plus que les accomplissements ou les faux pas individuels. Avec ses classements incessants, l’ancien entretien annuel encourageait la compétitivité plutôt que l’évolution des employés.

Il n’est plus question de déterminer les meilleurs éléments, et mettre en garde ceux qui viennent en bas de liste. L’objectif est d’avoir un système équitable qui renforce la cohésion de l’équipe.

Pour conclure :

Le modèle de l’entretien annuel, sous sa forme actuelle, doit se réinventer ou se renouveler. Sans quoi il y a fort à parier qu’il disparaîtra. On a pu le constater : les entreprises de grandes tailles commencent déjà à le supprimer ou à le transformer !

Les nouvelles technologies vont surement encore amplifier cette marche en avant, avec l’évaluation instantanée. Les générations Y et Z sont en recherche de gratification instantanée et seront friands de ce mode d’évaluation. D’autres évaluations sont complémentaires de l’entretien annuel. Le feedback à 360° ou l’entretien audacieux où le collaborateur fixe lui-même ses objectifs sont très intéressants.

L’entretien annuel comme nous le connaissons n’est plus adapté aux équipes projets et transversales. En revanche, dans les PME, il existe assez peu d’équipe-projet, il y a donc un avenir possible pour l’entretien annuel. La majeure condition est de l’aménager et de le faire évoluer, de le rendre plus souple.

L’entretien annuel doit devenir un entretien de développement, avec des feedbacks beaucoup plus réguliers, pas seulement une fois par an. L’encadrement doit se faire par des managers formés et bienveillants. De plus, les feedbacks doivent permettre d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Ce n’est pas simple, mais c’est impératif.

Je pense qu’un outil de motivation qui a fonctionné pendant de nombreuses années ne doit pas être supprimé comme s’il n’avait jamais existé. Pour autant, il faut écouter les personnes qui utilisent l’entretien annuel. Il est aussi impératif de le réinventer en implémentant les outils qui permettent de mieux l’évaluer et d’obtenir plus de données.

Toujours dans l’optique de faire réussir ses collaborateurs et son entreprise, les nouvelles formes d’entretien annuel vous donneront une longueur d’avance sur vos concurrents. Il vous revient d’en faire bon usage et d’adopter la stratégie la plus adéquate à votre activité pour en profiter.

Points forts

L’intérêt de l’entretien annuel : le premier outil managérial de motivation.La perte progressive de son importance avec l’avènement des nouveaux outils d’évaluation.Je vous ai parlé de mon expérience personnelle avec l’entretien annuel.Les critiques qu’on dirige vers l’entretien annuel.Comment il est possible de réinventer l’entretien annuel grâce à de légères modifications.Les grandes entreprises qui ont modifié ou supprimé l’entretien annuel de leurs pratiques, ainsi que leurs alternatives.