Comment reprendre une équipe avec succès ?

Pour commencer, reprendre une équipe existante n’est pas une chose aisée et quel que soit le niveau de l’équipe. Une de nos fausses croyances serait de penser, que plus on est expérimenté et plus c’est simple pour le manager. En réalité, il est totalement faux de penser que reprendre une équipe est simple pour un manager même expérimenté.

De bons leaders ont complètement raté des reprises d’équipe, alors qu’ils avaient de très bonnes compétences pour le poste. L’erreur la plus fréquente même pour eux, est d’ oublier la période d’observation ou de la passer trop rapidement.

Reprendre une équipe inclut de faire connaissance avec ses équipes, d’analyser leur fonctionnement. L’autre erreur la plus fréquente, est de se concentrer sur les résultats et objectifs à atteindre et d’instaurer des changements trop brutaux.

Vous allez me dire: reprendre une équipe, mais comment réussir? Concrètement, comment obtenir le soutien nécessaire des collaborateurs ?

En premier lieu, vous allez être confronté aux ombres du passé, omniprésentes et parasitantes. Vous allez donc, devoir imposer votre style en douceur, bien qu’en prenant le temps de comprendre le fonctionnement antérieur de l’équipe et de chaque collaborateur.

Tout d’abord, reprendre une équipe est extrêmement délicat, la rater est synonyme de démobilisation de votre équipe. Les remobiliser prendra du temps, tout comme regagner votre crédibilité.

Nous allons donc, vous donner des préconisations pour reprendre votre équipe et réussir et ainsi, éviter de perdre de longues semaines.

Comme nous le verrons, il faut parfois prendre son temps, pour obtenir de meilleurs résultats. Par ailleurs, les actions menées au cours des premières semaines ont un impact considérable sur les résultats.

Quelles mesures prendre ? Quelle règles et comportements adoptés ? Quels objectifs définir ? Comment créer un environnement ou chacun est motivé?

Comment reprendre une équipe ?

En somme, une mauvaise reprise signifie un désinvestissement de l’équipe et une perte de crédibilité. C’est pourquoi vous devez anticiper cette prise de fonction en amont pour réussir.De plus, ils vous jugeront peu fiable et ne vous accorderont pas leur confiance avant un long moment.

Pour autant, cela ne veut pas dire qu’Ils ne vous l’accorderont jamais, en fait, cela prendra beaucoup plus de temps et vous allez devoir faire vos preuves. Pour toutes ces raisons, vous allez perdre un temps précieux.

Par contre, une bonne reprise, vous permettra de relancer la mobilisation de l’équipe. Vous aurez posé les bons diagnostics, après une période d’observation et d’échanges avec vos collaborateurs.

Votre crédibilité à leurs yeux sera bonne, ce qui vous permettra d’effectuer les premiers changements, avec lesquels ils seront d’accord. Ainsi, vous les aurez alors mis dans les meilleures dispositions pour qu’ils acceptent le changement.

D’abord, avant de modifier une pratique, une habitude ou une organisation, vos collaborateurs veulent être compris. Ils veulent que vous compreniez leur environnement et tâches de travail, ainsi que leurs contraintes. De plus, ils veulent également mesurer ce qu’ils ont à gagner dans ce processus de changement.

Reprendre une équipe: les objectifs 

• Premièrement, être crédible rapidement, pour définir une stratégie connue et partagée de tous et donc en conséquence, que le monde participe, afin d’atteindre les objectifs du périmètre et avoir de bons résultats.

• Deuxièmement, la mise en place des actions les mieux adaptées aux particularités de l’équipe.

Reprendre une équipe: les principes

Tout d’abord, un manager doit considérer que sa crédibilité est nulle au départ, même si l’équipe a un a priori positif ou négatif. Si un collaborateur a un a priori positif, ses attentes sont élevées et en décalage avec la réalité. Il y aura une déception entre espoir et réalité.

Par ailleurs, si un collaborateur a un a priori négatif, il entrera en résistance à tout changement. Un collaborateur sans a priori, sera sensible aux premières actions menées. Les toutes premières actions du manager, déterminent sa crédibilité aux yeux de ces derniers.

D’abord, une phase d’observation, de rencontres et d’échanges est indispensable avant une première grande réunion et le premier discours. Les premières actions et décisions ne peuvent pas être décidées et mises en place avant. La qualité de l’observation et des échanges déterminera le curseur de votre crédibilité.

Malgré tout, l’implication des collaborateurs dépendra réellement de votre compréhension, de leurs difficultés, contraintes et particularités. Si vous voulez réussir cette reprise, c’est un élément plus que déterminant, ne l’oubliez jamais.

Toutefois, attendez-vous également à ce que vos collaborateurs prennent pour référence le passé et votre prédécesseur. C’est une réaction normale, le changement insécurise, on se rattache à ce que l‘on connaît.

Evitez toute critique de votre ancien collègue et des décisions qu’il a prise avec l’équipe.

Chaque époque est différente, les contraintes elles aussi. Vous n’avez rien à gagner en critiquant, même si ses références au passé, à la longue, sont pénibles, je vous l’accorde.

Par ailleurs, lorsqu’un manager reprend une équipe, il est systématiquement testé par ses collaborateurs. Ces derniers le testent consciemment ou inconsciemment. Le manager doit toujours rester cohérent dans ses réponses et avec tout le monde. On ne parle pas ou on ne juge pas, ce qu’on ne connaît pas.

Concrètement 

• Tout d’abord, plus les collaborateurs se reconnaissent dans les mots du manager et donc dans ce qu’ils vivent au quotidien, plus il est crédible.

• Ensuite, dans les tous premiers instants de la reprise de l’équipe, les collaborateurs sont attentifs au moindre détail, mais aussi à vos propos et comportement.

Les trois grandes phases à respecter pour reprendre une équipe efficacement

En fait, ceci est une méthode qui préconise la pleine participation de vos collaborateurs, au processus du changement et à une bonne reprise d’équipe existante.

Elle permet en 3 phases d’établir : un diagnostic, de dégager des priorités, des objectifs collectifs et individuels. Cette méthode permet une bonne exécution ou application de ce qui a été approuvé collectivement et individuellement.

1/La phase d’observation :

• Tout d’abord, ne prenez aucune décision pendant la phase d’observation. Elle dure au minimum un mois et peut durer jusque trois mois suivant les situations. Elle existe justement pour éviter de prendre de mauvaises décisions, parfois brutales, et faire adhérer l’équipe à votre projet et à ses changements .

• Par ailleurs, durant cette période vous évaluez les comportements et compétences de chacun. On analyse le fonctionnement global du service. On cherche à comprendre les contraintes et difficultés de l’équipe et de chaque collaborateur. En conséquence, on établit un diagnostic des forces et faiblesses de l’équipe, de chaque collaborateur. Ensuite, on établit des axes de progrès pour votre périmètre.

• Ensuite, vient la phase de présentation de l’observation : Une fois celle-ci terminée nous connaissons mieux l’entreprise sa culture et notre nouvelle équipe. C’est le moment d’organiser une réunion d’échange et de partage de ce que nous avons vu. D’abord, la phase de présentation de l’observation est cruciale. Ainsi, mettez vos collaborateurs dans les meilleures conditions, afin qu’ils écoutent et participent. Par exemple, si vous avez une équipe opérationnelle, dégager un créneau horaire pour que tous puissent participer et réservez la salle de conférence. Pour conclure, présentez vos observations concernant l’équipe.

• Par ailleurs, ayez une attitude positive, mettez en avant les forces de l’équipe, pour donner de l’énergie à votre équipe. Vous devez donner au moins 2/3 de signes positifs et 1/3 de points à améliorer. Il est tout à fait normal d’avoir des axes de progrès.

• Pour conclure cette phase, la validation du constat : L’objectif de cette réunion est de faire reconnaître le constat à tout le monde. Laisser du temps de parole pour que chacun puisse s’exprimer. Cela permettra a chacun d’assimiler, d’intégrer et d’accepter. En dernier lieu, votre attitude durant cette présentation est naturellement bienveillante.

2) L’appel à l’action

Tout d’abord, pour réussir cette reprise d’équipe, il va maintenant falloir mobiliser l’équipe pour passer à l’action, vous allez devoir définir des objectifs et comment les atteindre. Il faut maintenant se décider sur les actions à mettre en place.

On définit les priorités puis les actions et moyens pour atteindre ces objectifs. Il faut prévoir une plage horaire large, pour que chacun puisse s’exprimer et échanger, afin de décider sereinement. A la fin de la réunion, les priorités et actions à mettre en place sont clairement identifiées et partagées de tous, pour une bonne application.

3) La mise en dynamique individuelle

En conclusion, la troisième et dernière phase. Une fois l’observation partagée, les objectifs et actions clairement sont identifiées et partagées. Il faudra les décliner individuellement. De nouvelles rencontres individuelles doivent être organisées, pour partager nos observations individuelles et décider des objectifs individuels.

Même schéma que pour la présentation collective, on laisse du temps au collaborateur pour s’exprimer et s’assurer qu’il est en accord avec notre observation, on peut ajuster en fonction de ce qu’il nous dit. Enfin nous pourrons définir les objectifs, l’idéal est qu’il les formule eux-mêmes.

Ce que vous ne devez absolument pas faire en reprenant une équipe 

• En premier lieu, ne pensez pas que l’on vous attend comme un messie
• Deuxièmement, ne participez pas au commérage, vous n’avez rien à y gagner
• De même, Instaurer des changements brutaux, sans observation, ni consultation dès votre arrivée
• Ensuite, parlez seulement de ce qui ne va pas ou ne fonctionne pas, attention vous démobilisez vos collaborateurs
• En dernier lieu, critiquez votre prédécesseur et ce qui a été fait avant

Comment gagner le soutien de votre équipe?

Tout d’abord, il est important d’arriver sans préjugés et de se faire sa propre opinion par soi-même. Votre patron vous a déjà informé des dysfonctionnements de votre nouvelle équipe, vous l’entendez, mais cela ne doit pas vous influencer.

En conséquence, Il faut être à l’intérieur d’une équipe pour bien comprendre ce qui se passe et ainsi se forger sa propre opinion et pourvoir prendre les prochaines bonnes décisions.

Ensuite, pour établir un bon diagnostic, comme nous l’avons évoqué : il faut parler et rencontrer chacun de vos collaborateurs. Poser leur les questions suivantes :

• Quel est votre métier, votre rôle ?
• Sur quelles tâches perdez-vous le plus de temps ?
• Quel est la tâche la plus importante de votre job ? Pourquoi ?
• Quelle compétence vous manque et laquelle voudriez-vous acquérir ?
• Avez-vous une compétence particulière et que vous n’utilisez pas dans votre travail ?
• Quel est votre plan de carrière ?

Prenez connaissance du dossier personnel RH de vos collaborateurs 

Bien qu’il soit évident dans vos esprits, de partir sans avoir de préjugés ou d’apriori sur vos collaborateurs. Vous devez lire le dossier ressources humaines de ces derniers. Ne pas le faire, serait se priver d’informations utiles que votre prédécesseur ou votre manager ont jugé utile de formaliser.

Vous allez d’ailleurs découvrir beaucoup de choses positives. Lisez au moins tous les entretiens annuels, regardez les objectifs fixés. Il se peut que vous ayez de nouveaux objectifs à donner et en supprimer d’autres. Il faut donc l’avertir rapidement. Pour conclure, lisez ce dossier, ne vous priver pas d’informations importantes.

De même, cela ne veut pas dire, qu’il faut mettre une personne dans une case. Un changement de manager, c’est un nouveau départ, les cartes sont redistribuées, une nouvelle histoire commence avec vous.

A plusieurs reprises, on m’a averti que certains collaborateurs étaient difficiles, il s’est avéré que pour beaucoup d’entre eux, cela s’est très bien passé avec moi.

Il faut forger son opinion sur les actes et laisser sa chance à tout le monde, lire un dossier RH ne m’a jamais empêché de remettre les compteurs à 0.

Les premiers choses à mettre en œuvre pour un nouveau manager

Il faut reconnaitre que, faire travailler une équipe ensemble n’est pas simple. Ainsi, beaucoup de manager, ignorent les bases de la constitution d’une équipe et préfèrent se concentrer tout de suite sur les résultats à atteindre.

Aussi, comme on l’a vu les actions menées au cours des premières semaines, ont un impact considérable sur le résultat. Quelles mesures prendre pour faire réussir l’équipe ? Quelles règles de vie instaurées. Vos objectifs sont-ils clairs ? Avez-vous créer un environnement où chacun est à l’aise et où chacun peut exprimer tout son potentiel ?

• Ce que disent les experts : Tout d’abord, que ce soit une équipe existante ou une nouvelle équipe, il est essentiel de consacrer du temps à comment doit travailler l’équipe, avec quel état d’esprit et pas seulement vous focaliser sur le résultat comme vu précédemment.

• Deuxièmement, les collaborateurs on l’a vu, se forgent une opinion de vous assez rapidement, et pour un long moment. Si cet a priori est négatif, cela peut prendre plusieurs semaines ou plusieurs mois. C’est pourquoi il est très important de comprendre le fonctionnement de l’équipe et de chaque collaborateur, c’est à ce prix que vous serez crédible à leurs yeux.

Pour conclure

Reprendre une équipe est l’un des exercices les plus périlleux du management. On peut avoir de l’expérience, être un bon leader et se planter complètement en reprenant une équipe.

Reprendre une équipe demande des compétences particulières, ainsi qu’une bonne psychologie et méthodologie. Une première expérience de manager est recommandée.

Si vous êtes débutant, les articles de blog et livres sur le management sont une bonne base pour commencer, complémentaire à un accompagnement qualitatif de votre responsable hiérarchique direct et d’un tuteur.

Nous l’avons vu la méthodologie pour reprendre une équipe est capitale. L’erreur la plus manifeste des managers est de tout de suite se concentrer sur les résultats et les objectifs à atteindre.

En oubliant complètement la période d’observation, ils prennent des décisions et des changements brutaux. En agissant ainsi et en oubliant toute psychologie, ils démobilisent leurs collaborateurs et rencontrent une forte résistance aux changements. Les résultats s’il y en a, seront à court terme.

La période d’observation et de rencontres permet de créer du lien, de poser les bons diagnostics, d’échanger, de comprendre leurs difficultés et contraintes, ce qui permet d’établir votre crédibilité.

La phase de présentation des échéances et de l’observation doit être expliquée. En suivant le plan d’action présenté ci-dessus, elle permet à chacun de s’exprimer, de participer, et de valider la stratégie que vous proposez.

Ainsi la reprise de l’équipe se fait en douceur et en permettant à chacun d’apporter sa pierre à l’édifice. Cette méthode permet donc de mobiliser une équipe tout en apportant des réponses aux changements à venir. Cela permet de traiter efficacement la résistance naturelle aux changements.