Conduite de réunion : les étapes pour être productif !

Une réunion productive permet d’optimiser votre rendement et d’accélérer l’avancement de vos projets en un temps record. Si elle est correctement préparée et bien conduite, elle peut s’avérer très utile et fort rentable. Dans le cas inverse, c’est une pénalité que toute l’équipe devra subir.

Trouvez-vous que les réunions sont généralement mal organisées et aboutissent trop souvent à de piètres résultats ? Auriez-vous préféré investir ce temps perdu à mieux vous organiser, et à développer vos projets ? Si vous en avez assez de tout cela, c’est le moment d’y remédier !

En tant que manager, étant vous-même organisateur de réunions, vous êtes en position de changer les choses. Même si on ne vous a jamais appris à mener une réunion efficace, ou que personne de votre entourage professionnel n’adopte la bonne approche, vous pouvez mettre fin aux réunions improductives à votre échelle.

Vous vous demandez comment vous allez rendre vos réunions plus efficaces ? Vous voulez savoir quels sont les meilleurs outils et techniques pour réussir vos meetings ? Nous allons voir ensemble comment les amener au niveau supérieur. Nous verrons qu’une réunion productive a toujours un objectif, un ordre du jour, et un agenda. Un certain nombre d’éléments vont nous aider à mieux préparer vos meetings puis à les mener avec succès : l’objectif de tout manager digne de ce nom.

Les réunions non productives : un potentiel inexploité

Vous n’êtes pas le seul à trouver les réunions inefficaces ennuyeuses. Les chiffres ne mentent pas : la majorité des travailleurs les redoutent.

Selon Salary.com, près d’un salarié sur deux considère les réunions comme étant une perte de temps. Pire, les professionnels de CBS news estiment que l’on perd 31 heures par mois en réunions improductives. Le comble, c’est que 73 % des personnes interrogées par Wolf Management Consultant déclarent pratiquer d’autres activités pendant l’assemblée. Ces statistiques sont affligeantes et dépeignent une réalité alarmante.

Les réunions non productives sont délétères sur plusieurs plans :

• Elles entraînent des coûts directs énormes pour les organisations sous forme de salaires et de coûts de fonctionnement, au même titre que les heures de travail légitimes,
• Elles possèdent également des coûts indirects. Les employés sont empêchés de faire un travail productif ou important pour y assister. Les réunions inefficaces réduisent également la satisfaction des employés, ce qui entraîne un turnover plus rapide.

En bref, pour éviter tout cela, il est clair que vous devez supprimer les réunions improductives de votre routine.

C’est du gâchis de ne pas exploiter au maximum les moments où vous êtes réunis avec vos collègues. L’occasion de se réunir se présente rarement dans un espace de travail. L’organisation est essentielle pour assurer une bonne coordination des tâches et évaluer la progression des projets.

Lorsqu’elle est bien organisée et productive, une réunion peut constituer un moyen rapide de résoudre un problème, de débattre sur un sujet et de parvenir à un consensus sur une décision importante dans les délais. Votre rôle de manager est de vous rapprocher de ces résultats autant que possible et d’épargner tout le monde, y compris vous-même, les lourdes conséquences d’une réunion non efficace.

Le but de votre réunion : fixer et atteindre vos objectifs

Il faut toujours commencer par définir pourquoi vous souhaitez organiser votre réunion. C’est l’élément clé d’une réunion efficace et productive, autrement, l’anarchie risque de prendre le dessus.

Une réunion de coordination est nécessaire dans l’un des trois cas suivants :

• Obtenir des commentaires de vos collègues,
• Demander leur approbation,
• Leur transmettre des informations.

L’efficacité de votre réunion est évaluée par l’avancement concret sur ces points. Il faut exploiter votre temps : on vise à accomplir le maximum en un minimum de temps. Le but est d’atteindre des résultats dans un délai imparti.

À son issue, vous devez avoir atteint les objectifs fixés. Pour ce faire, un manager travaille sur trois temps :

Avant le lancement de la réunion

Une réunion de travail est loin d’être un endroit où l’on se retrouve le lundi pour socialiser, « la salle de pause » est plus appropriée pour ça. Elle doit donc avoir un objectif clair et un ordre du jour concret dès le départ. Pas d’objectif = pas de réunion.

Pour commencer, vos participants doivent visualiser l’objectif de la réunion. Il doit être tangible et palpable. Visez la mise en place d’une stratégie de réalisation plutôt que les résultats en eux-mêmes. Un objectif n’est pas un sujet de débat, il doit aboutir à un plan d’action, à des recommandations ou à un diagnostic.

En second lieu, assurez-vous de la possibilité d’atteindre vos objectifs au terme de la réunion. Si vous pensez que vous n’aurez pas le temps de tout aborder, consacrez un meeting pour chaque objectif partiel.

En dernier lieu, il faut que tous les participants soient d’accord sur l’objet désigné. Si ce n’est pas le cas en début de réunion, prenez le devant pour mettre les choses au clair ou pour le redéfinir.

Durant la réunion

Il faut garder en tête l’ordre du jour tout le long de la réunion. Se focaliser sur les objectifs et négliger les sujets secondaires la rend plus concise et nettement plus efficace.

Pendant la réunion, demandez à chacun de rester concentré sur l’objectif, de montrer le chemin parcouru, où on en est dans l’avancement et ce qu’il reste à faire pour l’atteindre.

Pour que tout se déroule de manière fluide, soyez le maître du temps de la réunion, ou confiez cette tâche à un autre participant :

• Rappelez à l’ordre l’assemblée en cas de déviation du sujet principal. Utilisez des phrases telles que « Quel lien pouvons-nous faire avec notre objectif ? » et « Pour en revenir à notre thème principal… » ;
• Reporter toute discussion sur un autre sujet important ou en relation avec l’objectif qui prend trop de temps.

Au terme de la réunion

Maintenant que la réunion prend fin, vous allez devoir matérialiser sur le terrain les décisions que vous avez prises tous ensemble. L’organisateur de la réunion se doit de concrétiser l’objectif en révélant le mode d’action qu’il va adopter.

Chaque participant se verra assigné une tâche qu’il s’engagera à remplir. Le tout sera documenté en un compte-rendu qui sera remis à l’ensemble des membres de la réunion. N’oubliez pas de fixer les délais de réalisation pour chacun et de charger un collègue du suivi de l’avancement.

Comment organiser efficacement une réunion ?

Un manager connaît l’importance de la planification ! Une réunion réussie est celle où vous passez plus de temps à la préparer qu’en salle de réunion.

Son organisation prend en considération plusieurs paramètres. Pour planifier une réunion fructueuse, on vous conseille de faire usage de vos talents de manager et de procéder élément par élément.

1 — La nécessité de la réunion

Les employés disent souvent, en plaisantant à moitié, que la réunion aurait pu être synthétisée en un e-mail. Au lieu de leur sauter dessus, essayons de comprendre leur point de vue, même s’il défie la perception traditionnelle des choses.

Faut-il qu’elle soit physique ou immatérielle ? La réunion peut-elle être remplacée par un appel téléphonique ? Une conférence Skype ou une série d’e-mails suffisent-ils à remplir les objectifs ?

Assurez-vous que chaque meeting auquel vous assistez ou que vous planifiez est indispensable et trouve son intérêt. Ce n’est que si une réunion est nécessaire à la suite de l’appel, qu’il faudra la programmer.

2 — Déterminer l’ordre du jour

Comme nous en avons parlé plus haut, beaucoup de réflexion va aller à l’élaboration de l’ordre du jour. La conduite de la réunion en dépendra en grande partie, c’est pour cette raison qu’il faut préciser chaque point dans les moindres détails : allant des parties qui y seront comprises au timing exact des intervenants.

Détaillez les objectifs et le déroulement de l’assemblée en brouillon. Voici le schéma à suivre pour ne rien oublier :

• Développer liste de sujets à traiter,
• Rédiger une brève description de l’objectif,
• Choisir l’heure et le lieu de votre réunion,
• Préparer les informations de base que les membres doivent connaître sur le sujet,
• Dressez la liste des personnes qui doivent y assister et définir qui va aborder chaque sujet.

3 — Gérer les participants

Votre réunion doit rassembler le moins de participants possible. Autorisez-vous à inviter au maximum huit personnes. De grandes entreprises telles que Google ou Apple appliquent cette stratégie qui est à l’origine de la productivité de leurs meetings. Elles invitent uniquement les personnages clés et utiles : grâce à leurs compétences, ils permettent d’obtenir le résultat escompté, et d’atteindre l’objectif de la réunion.

D’un côté, si vous conviez plus de collègues, vous risquez de vous retrouver avec des personnes qui n’ont pas d’informations précises sur le sujet. Elles pourraient donc travailler de manière plus productive sur leurs tâches habituelles.

D’un autre côté, chaque membre a un salaire horaire. En calculant tous ces salaires réunis, le prix horaire de la réunion sera assez élevé. En réduisant les participants, vous réduisez aussi vos coûts directs !

Retenez ce principe : moins de personnes en réunion = une réunion plus courte et plus efficace. Votre objectif est la prise de décision, pas le partage d’informations.

Une fois la liste des participants prête, envoyez-leur des invitations les informant de l’ordre du jour. Ainsi, ils vont disposer du temps de préparation nécessaire, plutôt que de les prendre par surprise. Laissez une deadline à J-1, pour que chacun puisse ajouter un sujet à l’ordre du jour et vérifier que le timing est respecté par tous.

En ce qui concerne ceux qui ne vont pas assister à la réunion, deux alternatives sont possibles :

• Certains devraient y assister pour donner leur avis, sans nécessité de rester pour la prise de décision. Faites-les intervenir au moment qui les concerne, et repartir dès que l’on n’a plus besoin d’eux.
• D’autres collègues n’ont peut-être pas besoin d’être présents, mais doivent être au courant des résultats. Transmettez-les par courrier joignant le compte-rendu ou par appel.

4 — Instaurer un climat de concentration

Vous ne voulez pas que votre équipe soit distraite au cours de votre réunion ! Pour aboutir aux résultats voulus, tout le monde doit être performant et réactif.

Précisez dans l’ordre du jour que dans l’intérêt de tous, et afin que tout le monde soit concentré et efficace, vous ne tolérez pas le multitâche (les courriels, texto, navigation web, etc.) pendant la discussion.

Le multitâche augmente le niveau de stress et coûte 450 milliards de dollars par an à l’économie mondiale, soit à peu près le PIB de la Belgique en 2017. On constate une baisse de 40 % de productivité avec le multitâche et une perte de QI de 10 points, comme si vous aviez passé une nuit blanche.

Imaginez l’impact que cela peut avoir sur votre réunion !

5 — Soyez prêt !

Pour gérer une réunion efficacement, vous devez être prêt sur tous les plans. Si vous êtes l’organisateur et que vous réalisez que vous n’y êtes pas préparé, rendez service à tout le monde et remettez-la à plus tard.

Il n’y a pas de mal à reprogrammer la réunion à une date ultérieure. Prenez le temps de travailler sur vos imperfections afin d’être plus productif le jour J. Faites une copie de sauvegarde de l’ordre du jour en le copiant-collant simplement dans un fichier texte ou en l’imprimant, et informez vos collègues que la réunion est reportée à une date ultérieure.

6 — Prévoir des réponses

Arrivé préparé à votre réunion, vous devez être capable de répondre aux sollicitations des participations. Ces derniers ne manqueront pas de vous demander votre avis ou vos conseils.

Anticipez en amont les questions susceptibles d’être posées pour que votre réponse soit la plus complète et la plus pertinente. De la sorte, au terme de la réunion, tout sera clair pour tout le monde, et votre équipe sera prête à attaquer le travail de plus belle.

Comment conduire efficacement une réunion ?

Pour conduire à bien votre réunion, il faut plus qu’une bonne planification. Vous devez assurer le moment du rassemblement, et faire en sorte d’exploiter les compétences de votre équipe au maximum durant le temps dont vous disposez.

Au cours de la réunion, certaines approches peuvent vous faire gagner en efficacité et en productivité. Un bon manager sait les utiliser pour maximiser le rendement de sa réunion. On vous explique quelques-unes de ces astuces qui pourraient vous être utiles, et que vous pouvez intégrer dès maintenant à vos réunions ! Vous verrez que les résultats seront spectaculaires.

Tout est une question de temps !

En management, la gestion du temps est primordiale. Notre premier conseil est de commencer votre réunion à l’heure et de respecter l’heure de fin. Cela peut paraître évident, mais l’exemplarité est un composant essentiel du leadership.

C’est une question de respect du temps des participants et de politesse. En négligeant les horaires, vous leur indiquez que votre temps est plus précieux que le leur. N’attendez pas non plus les retardataires. Pourquoi pénaliser ceux qui sont à l’heure ?

Plus encore, vous avez sûrement constaté des variations d’attention lors de réunions que vous avez animées. Sachez que ceci est parfaitement normal compte tenu du flux d’information à traiter et du fonctionnement de notre cerveau. La solution à ce problème est simple : animer des réunions courtes !

Plus la réunion sera longue, plus il faudra déployer d’efforts pour maintenir un rythme dynamique. Avoir des réunions courtes vous permettra d’avoir une concentration maximale.

Une réunion d’équipe ne doit pas dépasser une heure. Accordez dix minutes de pause au bout de 25 minutes pour pouvoir capter intensément votre auditoire. 52 minutes est la plus longue période pendant laquelle les travailleurs restent réellement engagés.

Pour passer droit au but, on vous recommande de :

• Consacrer uniquement 5 à 10 % du temps à la phase d’introduction,
• Réserver plus de 85 % de la réunion à la phase de productivité, 
• Passer le temps restant, où la concentration des participants baisse, à aborder la phase de concrétisation.

Un dernier élément temporel est à prendre en compte : l’heure à laquelle l’assemblée est programmée. Organiser une réunion la première heure le matin semblerait être le meilleur moment de la journée, mais ce n’est pas toujours valable. L’horaire idéal est celui qui tient compte de l’horloge biologique de votre équipe. C’est la fameuse chronobiologie !

Garder l’attention sur le thème

La tâche la plus difficile à accomplir, quand on dirige un groupe de personnes, est de les amener à se concentrer. Qu’il s’agisse de l’organisateur ou de l’un des participants, une personne doit toujours assumer la responsabilité de guider la réunion vers les sujets assignés et de ramener le focus.

Ce point est primordial : si vous perdez le fil de l’ordre du jour, vous ne respecterez pas le timing et vous n’atteindrez pas l’objectif. Votre réunion ne sera ni efficace ni productive. Un ordre du jour est établi pour la décrire, et il faut absolument rappeler à chacun de le suivre.

Ce n’est peut-être pas dans vos capacités d’être modérateur vous-même, dans ce cas là, faites-vous aider ! S’il vous est difficile de la conduire et de l’animer tout en demandant aux autres de rester focalisé sur l’ordre du jour : désignez un autre modérateur.

Une réunion interactive

La conduite d’un meeting efficace dépend de l’implication des participants. C’est pour cela qu’il est préférable de mener une réunion interactive plutôt que de s’engager dans un long monologue. Il existe plusieurs méthodes innovantes de s’organiser pour que tout le monde participe.

La première méthode gagne beaucoup plus en popularité ces derniers temps : la réunion en stand-up. Le principe est d’organiser un rassemblement debout sur une durée réduite. Les employés deviennent ainsi plus engagés et collaboratifs. Professeur Bob Sutton, un co-auteur du livre « Hard facts », a organisé une étude comparative dessus. Entre les décisions établies par les équipes des réunions stand-up et celles des groupes en réunion assise, ces premières ont mis 34 % moins de temps à être prises, sans réelle différence de qualité.

Le deuxième point est d’éviter les tours de table au-delà de 5 participants. Pour un nombre élevé, utilisez des techniques d’animation plus structurées comme le brainstorming, l’usage de post-it ou la production en sous-groupes.

Pour finir, n’oubliez pas d’organiser des questions/réponses. Malheureusement, la grande mode du manager qui laisse la porte de son bureau ouverte n’est pas efficace. Si la théorie est belle, en pratique cela ne fonctionne pas. Peu de monde ose franchir la porte pour poser des questions. Toutefois, ça reste tout aussi important d’y répondre.

Certains les traitent en fin de réunion en quelques minutes. Cependant, ce serait leur donner moins de valeur et compromettre la compréhension des participants. Par exemple : lorsqu’un plan d’action concret est défini, mais que des questions de suivi restent sans réponse, le résultat peut être catastrophique.

À la place, vous pouvez prévoir une réunion de session questions/réponses où chacun pose ses questions. Vous pouvez également collecter les questions avant l’heure fixée et y répondre au moment le plus opportun.

Le lieu de votre réunion

Si vous sentez que votre équipe manifeste des signes de fatigues, de manque d’énergie, et que vous avez de moins en moins d’idées : il est temps de changer d’environnement pour redynamiser la réunion ! Un changement d’environnement suffit à redonner de l’énergie à un groupe et à lui retrouver sa créativité.

Emmenez votre équipe dans un café voisin, un parc ou un bar. Demandez à votre équipe si elle a apprécié le changement, et s’ils ont d’autres suggestions d’endroits calmes à proposer.

L’après réunion

La plupart des réunions permettent de prendre des décisions et déclenchent des actions à mettre en place. Bien que tout le monde soit responsable de ses actions suivant son périmètre, les gens peuvent parfois les oublier.

Afin d’éviter ces désagréments, désignez quelqu’un pour enregistrer les missions et les tâches confiées ainsi que les délais impartis. Envoyez le récapitulatif dans la journée. Cette personne devra rappeler à chacun les engagements qui ont été pris. Ainsi, vous aurez un suivi détaillé de la mission en cours et de son avancement.

Comment conclure en beauté une réunion ?

Les derniers instants d’une réunion sont tout aussi importants que le reste. Il faut rester productif jusqu’au bout !

Utilisez les dernières minutes pour récapituler ce qui a été dit. À la fin de la réunion, résumez toutes les questions abordées une dernière fois. Profitez-en pour demander des commentaires et des suggestions sur les sujets possibles pour la prochaine fois.

Selon Robert C. Pozen, maître de conférences à la Harvard Business School, votre réunion devrait toujours se terminer par les questions suivantes :

• Quels sont les prochains projets, dossiers ou actions à venir ?
• Qui est le responsable de chaque projet, action ou dossier ?
• Quel est le calendrier ou rétroplanning ?

Utilisez 30 secondes par participant pour vous assurer que tout le monde a la réponse à ces trois questions. De cette façon, il sera plus facile pour vous de la conclure. Vous pourrez vous assurer que chacun est conscient de ses responsabilités et doit rendre des comptes aux autres collègues.

Comme nous l’avons vu précédemment, envoyez un compte-rendu de votre réunion, avec les actions spécifiques dont vous avez discuté à la fin. De cette façon, vous vous assurez que le résultat est atteint.

Pour conclure :

J’espère que cet article vous aura démontré qu’il est possible d’avoir des réunions productives. Vous avez tous les éléments pour produire une réunion efficace, qui crée de la valeur et qui rend votre entreprise encore plus performante et votre service par la même occasion.

On demande aux opérationnels d’être efficaces dans l’exécution, et nous, encadrants, nous trouvons normal de ne pas atteindre les objectifs de nos réunions ! De ne pas être efficace dans la prise de décisions, et d’avoir des coûts exorbitants… Est-ce bien équitable ?

Certes, il n’est pas facile d’appliquer ces mesures, et cela nécessite beaucoup d’efforts et d’audace de changer ses habitudes. Mais quand c’est pour le mieux, cela en vaut la peine. Un manager exemplaire fait tout ce qui est en son pouvoir pour guider son équipe de travail. Il est de votre devoir d’intégrer les mesures nécessaires pour améliorer la qualité et l’efficacité de vos réunions. Notre mission est de vous orienter du mieux que possible dans ce sens.

Pour avoir un maximum d’impact, partagez les connaissances que vous avez apprises avec votre entourage. Montrez cet article à vos responsables : c’est l’occasion pour changer votre vision collective des réunions.

Points forts

• Nous l’avons vu, les réunions improductives donnent un sentiment d’inefficacité aux participants et les mécontentent. Sans compter les coûts directs et indirects aux dépens de l’organisation.
• Nous avons perçu l’importance de la détermination des objectifs ou : « pourquoi faire des réunions efficaces ? ».
• On a compris comment définir un objectif de réunion et comment l’atteindre.
• Nous avons détaillé les grands principes de l’organisation efficace d’une réunion : comment établir l’ordre du jour ? Combien de membres ? Quel est le coût horaire ciblé ? etc.
• On vous a appris comment conduire efficacement une réunion. Nous nous sommes penchés de plus près sur : des rassemblements courts, un modérateur, des techniques d’animation comme le stand-up, le changement d’environnement, etc.
• Nous avons vu qu’il était important de bien conclure une réunion et de résumer les éléments précédents.