Compte rendu de réunion : comment améliorer le suivi et l’efficacité d’une réunion ?

La réunion s’est bien déroulée. Elle se termine sur une note positive, et chaque participant est déterminé à appliquer son rôle comme prévu. Néanmoins, au bout d’un mois, les résultats ne se voient pas. Quel faux pas avez-vous bien pu commettre ? Souvent, c’est l’absence d’un compte rendu de réunion efficace qui est en cause. 

Effectivement, les bonnes résolutions qui se discutent en salle de réunion s’évanouissent l’instant où le meeting prend fin. Entre mauvaises interprétations, oublis et omissions, la transition à la phase suivante devient très délicate. 

Pourtant, la fin de la réunion devrait marquer le début de la concrétisation du projet, et la mise en route du plan d’action établi. D’où l’intérêt d’un compte rendu de réunion complet pour fixer les points forts de la séance, pour accompagner le passage à la réalisation des objectifs et renforce la prise de responsabilité. 

On vous a confié la rédaction du compte rendu de la réunion ? Souhaitez-vous apprendre à rédiger un rapport de réunion impeccable ? Je vous explique comment vous y prendre dans cet article. Nous allons aborder ce sujet dans les moindres détails pour mettre au clair une bonne fois pour toutes quelle approche aborder dans sa réalisation, et pourquoi il est si important de s’appliquer lors de cette mission.

Pour ceux qui sont pris par le temps ou qui ont du mal à s’y mettre, je vous joins plus bas un petit bonus : un modèle de compte rendu de réunion type qui vous facilitera grandement la tâche ! 

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ? 

Le compte rendu de réunion est un document formel qui relate le déroulement de la séance. Ce rapport doit reprendre fidèlement les propos tenus au cours de celle-ci, ainsi que les décisions et actions entreprises ou votées.

Son rôle est double. D’une part, il fixe les idées des participants et représente un préambule à la réalisation et au suivi du projet. D’autre part, il informe les absents des échanges qui ont eu lieu, et leur communique les informations dont ils ont besoin de connaître. 

Un tel document doit faire preuve d’objectivité et de neutralité. Il s’agit d’un écrit impersonnel à but informatif et explicatif. En quelques sortes, c’est la référence sur laquelle l’équipe de travail va se baser dans la répartition des tâches et le respect des délais et des missions assignées.

Nous avons vu dans un article précédent qu’une excellente conduite de réunion est impérative pour avancer en tant qu’équipe. Toutefois, un bon compte rendu est d’égale importance. Certains vont même jusqu’à dire que ce rapport est le garant de résultats à long terme, particulièrement en mode projet ou lors de comités de direction.

Qui se charge de sa rédaction ? 

La personne qui rédige le compte rendu de réunion se doit de reprendre le contenu de la réunion de manière fidèle, professionnelle et sans donner son avis personnel, afin d’être le plus clair possible et de limiter les ambiguïtés. 

Elle est le plus souvent désignée à l’avance. Ainsi : 

• Elle se prépare et s’organise au préalable : elle sera attentive et alerte, amènera de quoi noter, et aura même l’opportunité de préparer un modèle à remplir.
• Il n’y aura pas de perturbation au cours de la réunion ni d’interruptions intempestives ! 

Le chargé de rédaction dépend du type du meeting, des membres qui y participent, ainsi que de l’ordre du jour de la réunion. Le plus souvent, pour les réunions d’entreprise, on assigne la rédaction au secrétaire. Lorsqu’il s’agit d’une réunion entre les responsables et la délégation du personnel, ces derniers prennent en charge la rédaction du document. 

Dans les deux cas, il est possible de solliciter un tierce ou de déléguer cette tâche. Il n’est donc pas rare qu’un compte rendu de réunion soit rédigé par un salarié, voire par un rédacteur professionnel engagé à cet effet.

Qui doit signer le compte rendu de réunion ? 

D’un point de vue administratif, il est très important de savoir attribuer la signature du document. Pour ne pas vous mélanger les pinceaux, voici ce que vous devez savoir. 

Quand il est question d’une réunion formelle, le plus souvent soumise à des législations strictes, le signataire est spécifié. Il s’agit soit du supérieur hiérarchique, du dirigeant ou du secrétaire. Des lois précises désignent qui doit conclure le compte rendu de ces réunions.

En revanche, lorsqu’on s’intéresse à une réunion d’entreprise simple, le rédacteur du compte rendu de réunion peut la signer lui-même. Par exemple, le délégué du personnel peut apposer sa signature au nom du reste de l’équipe. 

Ceci dit, l’approbation collective des participants est préférable si une décision importante a été actée. Bien que cela ne soit pas obligatoire, cela prouve qu’ils adhèrent aux conclusions de la réunion, et qu’ils manifestent leur accord. 

Comment rédiger un compte rendu de réunion ? 

Votre supérieur vous sollicite pour rédiger un rapport de réunion pour la première fois ? Ne vous inquiétez pas. Certes, la rédaction d’un compte rendu de réunion est plus délicate qu’elle ne le semble. Il ne suffit pas de gribouiller quelques notes et d’adopter une structure unique, bien au contraire ! Cependant, une fois que vous aurez maîtrisé les bases de ce compte rendu, cela ne vous prendra pas plus d’une heure pour tout finaliser.

Si vous voulez que le compte rendu améliore la productivité de votre équipe et contribue à la compréhension du projet, il faudra suivre un schéma précis. Accorder de l’importance à chaque étape, et garder à l’esprit le primum movens de cette mission, garantit la création d’un rapport de réunion réussi. 

Étape 1 — Pendant la réunion : la prise de notes

La préparation d’un compte rendu détaillé commence durant la réunion, pas après ! Il est important de noter tout au long les informations les plus importantes, et tout ce qui devra ressortir sur votre écrit plus tard. 

Avec quoi prendre note ?

Il existe plusieurs méthodes pour se rappeler avec précision de ce qui s’est discuté : 

• Écrire un brouillon : muni d’un carnet et d’un stylo, vous pourrez rapidement griffonner les échanges des participants. Faites en sorte d’exploiter la surface du papier au maximum.
• Saisir les données sur ordinateur : de cette manière, vous ne risquez pas de passer des heures à déchiffrer une écriture illisible. De plus, vous pourrez directement copier-coller les passages vers votre modèle de compte rendu
• Enregistrer avec un dictaphone : tous les smartphones disposent d’une application d’enregistrement vocal. C’est le meilleur moyen de retranscrire le plus fidèlement les paroles des intervenants, et de pallier aux oublis. 

Comment prendre des notes efficacement ?

À moins de demander la permission d’enregistrer quelques passages de la séance, il n’y a pas vraiment moyen de tout retenir dans les moindres détails. D’ailleurs, ce serait inutile, voire carrément contre-productif de vouloir tout garder. N’essayez pas d’avoir un résultat parfait, car vous allez juste perdre le fil de la discussion.

Au contraire, il faut commencer à filtrer dès le départ, et ne sélectionner que ce dont vous aurez besoin pour la suite. Pas la peine de réécrire des informations que vous pourrez trouver ailleurs (liste des participants, objet de la réunion, statistiques, etc.). Ni de se focaliser sur la réorganisation, la correction des phrases ou de la conjugaison des verbes. Utilisez plutôt des phrases courtes, des abréviations, des mots-clés et des symboles. 

L’esprit de synthèse et vivacité intellectuelle doivent être de mise. Pour être plus efficace, et pour gagner du temps, préparez l’ébauche de votre brouillon et remplissez les vides au fur et à mesure. Notez le nom du participant et l’idée générale de son intervention. N’hésitez pas à ajouter les remarques pertinentes et les questions intéressantes qui ont été traitées.

Mon conseil est de tout relire dès que la réunion prend fin. Vous pourrez apporter plus de précision ou compléter des moitiés de phrases abandonnées tant que vous vous en rappelez.

Étape 2 — Le choix du type de compte rendu

Selon le contexte de la réunion et ses objectifs, vous aurez le choix entre deux types de rapports : 

• Un compte rendu exhaustif : où vous allez reprendre tous les détails du meeting. Les membres de l’équipe ayant participé pourront y retrouver leurs discours mot pour mot intégralement. Tout ce qui a été communiqué peut être retrouvé. Parfois, on va jusqu’à mentionner les répétitions pour mettre l’accent sur ces points.
• Un compte rendu synthétique : où seuls les grands titres et les parties les plus importantes sont abordés. Il est plus rapide à lire et donne une idée globale sur les faits de la réunion sans s’attarder sur les détails qui n’ajoutent pas de valeur supplémentaire. 

Sur un rapport synthétisé, vous pouvez reformuler et résumer les idées pour avoir une meilleure lisibilité. Autrement, il est possible d’aller plus dans le détail. Dans les deux cas, gardez les informations essentielles, sans excès de redondance. 

Chacun est adapté à des situations particulières. En effet, on utilise premier s’il faut notifier des absents ou des excusés, voire s’il faut annoncer des issues décisives. Inversement, le second est plus approprié pour une simple réunion de suivi, ou qui ne concerne pas d’autres collègues. 

Néanmoins, je vous recommande de demander l’avis de votre supérieur, ou de celui qui a organisé la réunion, et de respecter sa perception des choses. Il vous orientera vers le type de compte rendu le plus approprié à son sens.

Étape 3 — La rédaction du compte rendu de réunion

Nous arrivons aux choses sérieuses : le passage du brouillon à la version finale du rapport. Le rendu doit être facile à lire, compréhensible et complet. Voici mes conseils pour rédiger un compte rendu de réunion efficacement.

Avant tout, je comprends que vous appréhendiez la tâche, ou que vous soyez occupé par autre chose, mais ne faites pas l’erreur de remettre ça à plus tard. Plus vous procrastinez, moins vous vous souviendrez du déroulement de la réunion. 

Si vous voulez vite en finir et passer à autre chose, vous devez vous y mettre tant que votre mémoire est fraîche. De cette façon, vous n’allez pas manquer les notions les plus pertinentes. 

Le deuxième point est « Comment allez-vous rédiger votre rapport ? ». Vous pouvez l’écrire manuellement, mais il faut que ce soit lisible et propre. Pour travailler de manière organisée, je vous conseille d’opter pour l’ordinateur. Choisissez le logiciel sur lequel vous allez rédiger (Microsoft Word ou autre), et au travail ! 

Par la suite, il est important de cadrer votre compte rendu de réunion dès le départ. Le meilleur moyen de procéder est de s’inspirer de l’agenda de la réunion. Le schéma de votre rapport doit calquer ce dernier, tout en reprenant les échanges qui ont eu lieu et le dénouement final de la session. 

On arrive à l’étape la plus importante : le plan du compte rendu. Un rapport bien structuré est subdivisé en plusieurs parties.

Pour aller plus vite, soyez pragmatique ! Si vous remplacez une autre personne lors de la rédaction du compte rendu, gardez le même modèle qu’elle a l’habitude d’utiliser. Non seulement ça va vous faire gagner du temps, mais en plus ça ne va pas déstabiliser vos collègues. 

Sinon, dans le cas où vous n’avez pas de quoi vous inspirer, voici ce qu’un modèle typique doit comprendre :

La structure de votre compte rendu

1. Des informations contextuelles : à préparer sur la page de garde pour situer les lecteurs.
   • D’abord, en en-tête, le nom complet de l’entreprise, le titre du compte rendu, sa date de rédaction ainsi que le nom complet du rédacteur doivent être mentionnés. Il est également important d’évoquer le type, l’ordre du jour de la réunion et les thèmes abordés.
   • Ensuite, il faut procéder aux informations relatives à la réunion. Marquez la date et l’heure de début et de fin, en précisant les heures de pause ou de suspension.
   • Enfin, inscrivez la liste des participants (dont les intervenants) des absents, et des excusés. Reprenez leurs noms, prénoms et fonctions. Précisez également les destinataires à qui vous allez envoyer le compte rendu. Il est possible d’anonymiser le document en gardant uniquement la fonction des membres.
2. Une introduction : brièvement donner du contexte et résumer le plan du compte rendu et les points traités durant les échanges. Pour ce faire, vous pouvez vous référer à l’agenda ou à vos notes.
3. Développer le corps du compte rendu : maintenant que les généralités sont claires, il faut reprendre le déroulement de la réunion.
   • Organisez cette partie en titres et en sous-titres, pour que chacun consulte la partie qui le concerne.
   • Citez les points prévus même s’ils ne sont pas abordés (ou vice versa), et mentionnez la raison pour laquelle le planning initial n’a pas été respecté.
   • Par ordre chronologique, indiquez les débats, les questions et les échanges qui ont eu lieu.
4. À la fin de votre compte rendu de réunion, il est important de consigner le nom et la fonction de celui qui l’a rédigé. Pour vous protéger de toute contestation, vous pouvez également marquer l’approbation d’un supérieur des participants. Les signatures clôtureront votre rapport.

Quel style adopter dans un compte rendu de réunion ? 

Une fois le plan établi, place à la rédaction ! Le style à adopter doit être formel et descriptif : 

• Utilisez des phrases simples et courtes. 
• Évitez les tournures de phrases trop complexes ou qui risquent d’être mal comprises.
• Préférez la voix passive. 
• Conjuguez les verbes au présent de l’indicatif à valeur descriptive, en évitant les pronoms « Je » et « Nous ». 
• Maintenez un vocabulaire soutenu, et adapté à votre lectorat. 
• Gardez un ton détaché unique tout le long du document.

Les règles de rédaction

De là, tout va couler de source. Créez une copie de vos notes pour garder la version originale : on ne sait jamais, vous ne voulez pas la perdre ! 

En parallèle, réécoutez les enregistrements vocaux et essayez d’en tirer les informations les plus importantes. En faisant la transcription, remémorez-vous les faits marquants de la réunion, et appuyez-les. 

Pour faciliter la compréhension, suivez la règle d’une idée par paragraphe, et tâchez de rassembler les idées complémentaires en sections. Aidez-vous de listes à puce et numérotées pour énumérer les divers éléments figurant sous un même titre. 

Faites en sorte d’écrire le compte rendu correctement dès le départ, et de ne faire ressortir que les points-clés. Sinon, vous devrez tout revoir une deuxième fois : du double travail dont vous pouvez vous dispenser.

Je rappelle encore une fois que le compte rendu de réunion existe pour refléter de manière objective ladite réunion. Aucune trace personnelle ne doit exister en dehors des interventions partagées. De même, il ne faut en aucun cas rapporter des informations erronées. C’est un point essentiel pour un rapport complet et non biaisé.

Étape 4 — Toujours se relire ! 

Comme tout document officiel, il faut se relire pour peaufiner votre compte rendu de réunion. Le mieux est de laisser un temps de latence avant de revoir son travail. En effet, c’est le secret des relecteurs dignes de ce nom : redécouvrir leur écrit quelques heures après. Cela permet de repérer les incohérences et les erreurs plus facilement. 

Un autre conseil est de se faire relire par un autre participant. Il vous aidera à détecter les ambiguïtés et vous indiquera les passages à éclaircir. À ce stade, vous serez certain de ne rien avoir oublié.

Évidemment, il y aura toujours des fautes d’orthographe rebelles et des oublis d’accord. Vous pouvez vous aider d’un logiciel de correction pour que la version finale soit parfaite.

Étape 5 — Diffuser le compte rendu

La diffusion de votre rapport doit être rapide. Un compte rendu de réunion doit être transmis à vos supérieurs pour approbation au bout de 24 à 48 heures. Puis, sous un délai de 2 à 3 jours, vous devez le communiquer à vos collègues.

Le moyen de transmission dépend de votre entreprise et du type de réunion. Vous pouvez le partager sur le journal interne, par courrier ou simplement par e-mail.

Les participants pourront valider son contenu, et les absents doivent le recevoir pour être notifiés des décisions de la réunion. On pourra vous proposer les dernières retouches dans la semaine.

Exemple de compte rendu de réunion : reprenez le modèle type ! 

Est-ce la première fois qu’on vous assigne la rédaction d’un compte rendu d’une réunion ? Êtes-vous dépassé par le temps ? Reprendre un modèle type vous fera gagner énormément de temps. 

Ce prototype reproduit le plan que je vous ai expliqué plus haut. Il est concis et ne contient que les notions indispensables, communes à l’ensemble des rapports. Vous n’aurez qu’à meubler avec vos notes, et à l’adapter aux spécificités de la réunion. Si vous avez fait le plus gros sur PC, vous n’aurez qu’à copier-coller sur le fichier.

Je vous le partage en ficher joint ci-dessous !

Les avantages d’un compte rendu de réunion bien rédigé

Comme vous pouvez le constater, la rédaction d’un compte rendu de réunion n’a rien de sorcier ! Une fois que vous vous serez habitué à cet exercice, il n’aura plus de secrets pour vous. 

Mine de rien, s’appliquer à cette tâche possède des répercussions positives sur votre équipe de travail et sur votre entreprise : 

• Des comptes-rendus ciblés et exhaustifs permettent de limiter le nombre de participants au strict nécessaire. Ainsi, vous gagnez en efficacité sans perturber le travail de vos collègues, des heures ouvrables de gagnées. Ils recevront toutes les consignes et mises à jour nécessaires à la réalisation de leurs projets.
• Un compte rendu de réunion assure la continuité entre la théorie (les échanges de la réunion) et la pratique (l’application des mesures sur le terrain). Une transition souple qui, lorsqu’elle est bien menée, accroît en productivité. 
• Un document percutant réduit le nombre de réunions inefficaces, souvent couronnées de résultats peu satisfaisants. Il accentue les mesures à entreprendre, et sert de référence pour évaluer l’évolution du projet lors de la prochaine réunion.